Egy kisvállalkozás is nyugodtan működtethet profi informatikai rendszereket. Az online lehetőségek tárháza széles. Összegyűjtöttünk néhány praktikus tanácsot a CRM-mel, az intranettel, a Google-naptárral és a Facebookkal kapcsolatban.
Egy cégvezető legfontosabb feladata, hogy egyre hatékonyabbá tegye a munkavégzést, meghatározza az új célokat, és motiválja a csapatát. Ehhez gyors és egyszerű kommunikáció szükséges, valamint olyan felületek, amelyek tárolják és csoportosítják a munka közben keletkező adatokat.
A mindentudó CRM
A CRM-rendszerek megkönnyítik az ügyfelekkel való kapcsolattartást. Lehetővé teszik a papírmentes feladatkiosztást, és más értékesítést segítő lehetőségeket is kínálnak. Az ilyen szoftverek minden információt tárolnak a már megtörtént eladásokkal, megkeresésekkel, illetve a potenciális új partnerekkel kapcsolatban.
A CRM bevezetésének előnyei:
- Az ügyfelekkel kapcsolatos információk visszakereshetők
- Számos munkafolyamatot automatizál
- Látványos riportok készíthetők gyorsan és egyszerűen
- A munkatársak hatékonyabban tudnak dolgozni
- Mérhetővé válik az ügyfelek elégedettsége
- Vevőközpontú megoldásai támogatják a marketingkampányokat is
Az intranet csak a tiéd
Az intranet a belső hatékonyság növelésének egyik legjobb eszköze. Interaktív, kiváló felülete a belső kommunikációnak, és a munkaügyi feladatokat is nagyban támogatja. Az intranet gyakorlatilag a céged saját belső internete, amelyet tűzfal véd a világháló más részeitől.
- Kiváló kommunikációs felület ez számodra, ha cégvezető vagy.
- Bevezetése révén megakadályozhatod, hogy olyan rendszerek keletkezzenek cégen belül, amelyek nem vagy csak nehézkesen képesek egymással kommunikálni.
- Csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező munkatársak használhatják, ők viszont bárhonnan rá tudnak kapcsolódni.
- Nem igényel nagy befektetést, működése viszont folyamatosan javítja a céged hatékonyságát.
A Google-naptár csodái
A Google naptárával jelentősen felgyorsítható a szervezés cégen belül (és kívül is). Ellenőrizhető, hogy a munkatársak mikor elérhetők, néhány kattintással megszervezhető egy megbeszélés. A naptár funkció nemcsak okostelefonról, tabletről érhető el, hanem szinkronizálható a Gmail levelezőrendszerrel, a Drive-val és a szintén sokak által használt Hangouts szolgáltatással.
- A naptár közzétételével az ügyfeleket és a kollégákat is könnyű értesíteni egy eseményről vagy arról, hogy egy-egy vezető mikor érhető el.
- Ellenőrizhető, hogy melyik tárgyaló, közösen használt helyiség vagy erőforrás (céges autó, nyomtató) szabad.
- Az egyéni igényeknek megfelelően beállítható az eseményhez kapcsolódó emlékeztető jelzés – így senki nem késik el a megbeszélésről vagy a tárgyalásról.
- Létrehozható olyan csoportnaptár is, amelyhez mindenki vagy például egy-egy projekt tagjai férhetnek hozzá.
Mindenki ott van a Facebookon
A legismertebb közösségi oldal a munkatársaiddal folytatott belső, de a partnerekkel és ügyfelekkel folytatott külső kommunikációnak is kiváló terepe.
- Ha zárt csoportot vagy eseményt hozol létre, csak az oda meghívott tagok látják a bejegyzéseket. A karácsonyi céges partival kapcsolatos információk vagy a béren kívüli juttatási rendszer megváltoztatásával kapcsolatos kérdések például nem tartoznak a külvilágra. Ezeket jobb szűk körben megbeszélni.
- Ha viszont új kollégákat keresel bővülő csapatodba, formálnád a vállalkozásod saját brandjét is, érdemes létrehozni egy hivatalos céges Facebook-oldalt, amelyet bárki láthat. Itt értesítheted a tevékenységetek iránt érdeklődőket a legújabb elnyert munkákról, beruházásokról, fejlesztésekről, de közzéteheted az aktuális álláshirdetéseket is.
- A Facebook pontos kimutatásokat ad arról, melyik posztot hányan látták, mikor nőtt meg a céges oldaladat kedvelők száma. Ezeket a statisztikákat böngészve elemezheted például, hogy a potenciális partnereid, leendő munkatársaid milyen tartalmakra kíváncsiak. Ez megkönnyíti a toborzást és a brandépítést is.
Összefoglalva: néhány egyszerű program segítségével nemcsak gyorsabb és hatékonyabb, hanem interaktívabb és biztonságosabb is lehet a céged működése. Ne félj használni ezeket az eszközöket!
