Legyen szó nagyvállalatokról, vagy egészen kicsi, pár személyes cégekről, az adatoknak mindenhol alapvető szerepe van a napi működésben. Adatvezérelt döntéshozatal nélkül egy vállalkozás “vakon repül”, és hamar hátrányba kerülhet a konkurenciához képest. Persze ennek is vannak szintjei, hiszen adatok mindenhol keletkeznek az üzletmenet során, de egyáltalán nem mindegy, hogy ezeket hogyan kezeljük, milyen összefüggéseket tudunk belőlük felállítani, és mennyi értékes időt vesz el az életünkből az összegyűjtésük. A pénzügyi adatkezelés automatizációjával foglalkozó Adriana ügyvezetője, Várgedő Lajos és operatív vezetője, Nagy Ádám voltak segítségünkre ahhoz, hogy a fenti kérdésekre minél jobb válaszokat tudjunk adni.
A legfontosabb pénzügyi adatok
Először is azt nézzük meg, hogy egyáltalán mik a kkv-k legfontosabb pénzügyi adatai, amiket napi szinten követni kell. A Várgedő Lajos elmondta, hogy ez attól is függ, az adott vállalkozás az életciklusának éppen melyik fázisában van. Az elején egyértelműen a napi cashflow az, amit nagyon pontosan kell látni, vagyis:
- a bevételi oldalt (már beérkezett összegek)
- a várható bevételt (mikor várható a kintlévő összegek beérkezése)
- a kiadási oldalt (mikor milyen kiadásokat kell rendezni)
Egy újdonsült cégnél még nem feltétlenül van meg a kellő tőke a zavartalan működéshez. Ebben a szakaszban még külső finanszírozásra is szükség lehet, így ezeket az adatokat érdemes pontosan követni, és legalább 2-4 hétre előre minden egyes költségtételt külön-külön tervezni. Amikor a cég elkezd profitot termelni, megfelelő mennyiségű tartalék keletkezik, és már nem kell aggódni a működési költségek fedezete miatt, akkor is érdemes hosszabb távra, több hónapra előre tervezni a pénzügyi adataink követését, hiszen ezekre jellemző egyfajta hullámzás, “lüktetés”, hiszen más-más időpontban történnek:
- az ügyfelek befizetései,
- a bérek, járulékok kifizetése,
- az áfa kiegyenlítése,
- hitelek törlesztése,
- a beszállítók bejövő számláinak kiegyenlítése, stb.
Ahhoz, hogy el tudjuk dönteni, mikor milyen beruházás, vagy egyéb extra kiadás fér bele, fontos követni és számításba venni ezt a minden cégre egyedileg jellemző hullámzást.
A pénzügyi folyamatok követését Várgedő Lajos tapasztalatai szerint sokan még mindig fejben végzik, főként a kisvállalkozások körében. Ezt maximum 30-40 számláig lehet valahogy lekövetni, utána viszont teljesen átláthatatlanná válik, és ilyenkor jön rossz esetben egy kockás füzet, jobb esetben pedig az Excel tábla. Amikor már ez is kevés, többnyire eljutnak a cégek komolyabb szoftverek használatáig, de jellemzően ezekben is kézzel pipálgatják ki a teljesült számlákat, illetve kérnek heti jelentéseket a pénzügytől vagy a könyveléstől. A gond ezzel az, hogy nagy az esély a hibázásra, és rengeteg időt visz el, amit sokkal fontosabb tevékenységekre is lehetne fordítani. Továbbá az is óriási probléma, hogy a könyveléstől mindig csak utólag, általában egy – de előfordul, hogy több – hónap lemaradással kapnak képet a cégük működéséről a kkv-k.
“Sokan úgy gondolják, hogy kiállított számlák mennyiségének növekedésével a ráfordított idő csupán lineárisan növekszik. De ez sajnos nem így van, mert mondjuk ötször annyi utaláshoz ötszörös számlamennyiség is tartozik, és ezeket összevezetni valójában huszonötször annyi időt visz el.” – magyarázza el a szakember.
Automatizáció: a nagy időnyerő
Ahogy a marketingben vagy megrendelés-kezelésben, a pénzügy területén is léteznek automatizációs szoftverek, ám ezek sokszor nem kifejezetten olcsók. Azonban már azzal is rengeteg időt nyerhetünk, ha a következő területeken bevezetünk digitális megoldásokat:
- Standardizált pénzügyi jelentések. Ezek egységesített formátumot tesznek lehetővé, amivel átláthatóbbá válnak a cég pénzügyei, és megkönnyítik az adatok összehasonlítását. Tuning tipp: használhatunk ingyenes megoldást is, mint például a Google Táblázatok, amellyel létrehozhatók ilyen sablonok.
- Vizualizáció. Az adatvizualizációs eszközök az adatok hozzáférhetőbb és érthetőbb formátumban történő bemutatásával segíthetnek szabványosítani a pénzügyi jelentéseket. Az olyan eszközökkel, mint a Tableau vagy a Power BI, interaktív diagramokat és grafikonokat hozhatunk létre, amelyek segítenek azonosítani a pénzügyi adatok trendjeit és mintáit. Tuning tipp: erre is léteznek nyílt forráskódú, ingyenes eszközök, például a RawGraphs.
- “Okos” számlázórendszer. Ma már egy modern, online számlázótól elvárható, hogy a fő funkciókon túl kiadáskezelést, kimutatásokat, többféle fizetési megoldást és integrációkat nyújtson, amivel elég sok problémát levehet a vállunkról. Tuning tipp: ezeknek sokszor elérhető ingyenes verziója, ami kezdetben a legtöbb vállakozásnak elegendő szolgáltatást tud biztosítani.
Ahogy fent taglaltuk, számlák és a befizetések automatizált összevezetése egy olyan pont, amin rengeteg időt spórolhatunk. A probléma azért kezelhető nehezen, mert egy cégnek nem ritkán több bankszámlája és különböző, egymástól függetlenül működő számlázó, könyvelési és ERP rendszer van, amelyeket nem feltétlenül lehet egyszerűen integrálni. Ugyan léteznek olyan számlázóprogramok, amelyek egyes bankokkal már megoldották az automatikus kommunikációt, de nem könnyű a komplett pénzügyi rendszerünket összehangolni. Az svácibicska-jellegű, all-in-one programokról is gyakran kiderül, hogy mégsem képesek mindenre a megfelelő színvonalon, és ezek általában elég drágák is, vagyis egy induló vállalkozás nem igazán engedhet meg ilyet magának.
Várgedő Lajos arra hívta fel a figyelmet, hogy mára a hazai bankok mindegyike rendelkezik olyan fájl alapú export formátummal, amely alkalmas az automatizáláshoz szükséges adatok kinyerésére. Ugyan közülük csak néhánynál vezették be a PSD2 irányelvnek megfelelő API kimeneti pontot, de mivel ez 2019 óta elvileg kötelező, a számuk várhatóan növekedni fog. Egy olyan, köztes rendszerrel, mint amilyen az Adriana is, már most lehetséges a bankok és a számlázórendszerek, valamint a könyvelőprogramok közti automatikus adatintegráció, vagyis a számlák kifizetettre állítása, a maradék összegek (adók, bankköltségek) kezelése, vagy az adatok egységes formátumra hozása és letisztítása. “A legtöbb cégnél ilyen megoldásokkal a pénzügyi adatok 80-90%-a kezelhető, és csak a maradékot kell kézzel rendezni. De például egy e-kereskedőnél már az adatok kb. 99%-ában megoldott az automatizáció, ami óriási haténykonyságnövelést eredményez.” – tette hozzá a szakember.
Az AI itt is sokat segíthet
Mint lassan az élet minden területén, a mesterséges intelligencia alapú szoftverek pénzügyi téren is egyre nagyobb szerepet kapnak. Nagy Ádám elmondta, hogy náluk is alkalmaznak AI alapú megoldásokat, és valószínűnek tartja, hogy a monoton, adatrögzítő jellegű könyvelési feladatokat, amiket jelenleg emberek végeznek, a közeljövőben egyre inkább ki lehet majd váltani mesterséges intelligenciával. Ennek ellenére úgy látja, hogy teljesen nem fogja kiváltani a könyvelők, pénzügyesek munkáját, hanem csak a feladataik jellegét fogja megváltoztatni. “A könyvelőknek sokkal inkább a tanácsadás, az adatok értelmezése lesz a dolguk. Megállapításokat tenni, következtetni, és persze ellenőrizni, ami minőségében is más munka, szakértői feladat lesz számukra. – mondta el Nagy Ádám.
Várgedő Lajos szerint így építsd fel az automatizált ügymeneted:
- Nem kell feltétlenül monumentális megoldásban gondolkodunk főként az elején! A kisebb, részfeladatokra szakosodott szoftvereket fokozatosan is be tudjuk vezetni, és ezek – az integrációt is beleszámolva – általában olcsóbbak, mint egy nagy rendszer díja.
- Azt érdemes először megvizsgálni, hogy mivel megy el a legtöbb idő az ügymenet során, és ott kell kezdeni az automatizációt. Ha egy cégnél ez például a készlet mozgásának nyilvántartásánál jelentkezik, akkor keressünk egy jó készletkezelő szoftvert! Az ember ideje a legnagyobb erőforrás!
- Legyen az adatvezérelt működés a hosszú távú cél! Ha megoldottad az alapvető automatizációkat, menj tovább, és próbálj olyan kimutatásokat, analitikákat beállítani, hogy például melyik ügyfeleddel mennyi a teendő és költség, illetve mennyi bevételt hoz. Kereskedő cégnél ugyanezt vetítheted a termékekre: mennyi a beszerzési ár, az azzal kapcsolatos költség és munkaidő-ráfordítás, illetve mennyiért értékesítetted azt.
- Próbálj összevonni bizonyos területeket! A pénzügy és a könyvelés munkája részben átfed egymással, hiszen a pénzügy is és a könyvelés is feldolgozza, hogy melyik számla mikor és hogyan lett kifizetve. Ez a dupla munka egyrészt költséges, másrészt pedig az adatok nem lesznek mindig összhangban egymással. Ezeknek a hibáknak a javítása utólag nagyon drága. A megoldás a naprakész könyvelés, amivel rengeteg információt nyerünk a cégünk heti-havi működéséről, eredményességéről, és így időben be tudunk avatkozni, ha szükséges. Ez egy óriási tuninglehetőség, ami az automatizáció segítségével teljes mértékben megoldható.
Szerző:
Buzás Attila – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
