Hogyan tudunk felkészülni egy meredek üzleti szituációra? – Kockázatelemzés lépésről lépésre

A repülés többek között azért is az egyik legbiztonságosabb közlekedési eszköz, mert az utasszállító gépek pilótái minden vészhelyzetre felkészülnek, konkrét vészhelyzeti forgatókönyvük , cselekvési tervük van,  és ezeket ráadásul rendszeresen gyakorolják is. Ez is hozzásegíti őket ahhoz, hogy elkerüljék a katasztrófákat és megteremtsék az utazás biztonságát. Ezt a fajta ’utazási biztonságot’ a kisvállalkozások működésében is meg lehet teremteni, mégpedig kockázatelemzéssel.

A kockázatelemzés nagyon misztikusan hangzik, pedig csak előre gondolkodást jelent, amelynek során végigvesszük, mi minden történhet, ami nehézséget okozhat nekünk a jövőben és hogyan lehet ezeket a nehézségeket elkerülni, ha pedig esetleg bekövetkeznek, kezelni. A témában segítségünkre lesz Miskolczi Tamás az ETK zRt. elnöke, a kockázatok.hu webalkalmazás megalkotója, kockázatelemzési szakértő, aki szerint ez a folyamat abban segít, hogy se túl óvatosak, se túl hazardírozóak ne legyünk. „Ha nem készítünk ilyen elemzést, akkor lehet, hogy indokolatlan kockázatokat vállalunk, többször és súlyosabb következményekkel járnak a hirtelen vagy váratlanul bekövetkező problémás esetek.” – magyarázza a szakember, aki szerint ezzel szemben azsem jó, ha túlságosan defenzívek vagyunk, és mindentől meg akarjuk védeni magunkat, mert akkor meg lemaradunk sok jó lehetőségről, ami előnyöket biztosíthatna a vállalkozásunk számára. Ezért célszerű, ha előre felmérjük, hogy milyen veszélyekkel, potenciális problémákkal állunk szemben, hogy felkészülhessünk rájuk, és meghozhassuk a legjobb döntéseinket.

“Felkészülés minden eshetőségre…”

Mi a legelső lépés a kockázatkezelési stratégia kidolgozásában? Szakértőnk azt tanácsolja, hogy kezdjük azzal, hogy megkeressük melyek azok a negatív forgatókönyvek, amelyek mindenképpen megrendíthetik a vállalkozásunkat. Ehhez először fel kell mérni az akadályozó tényezőket. Ha a legnagyobb bajok ellen felvértezzük magunkat, már nagyot léptünk előre.  A kockázatkezelés lényege az is, hogy a felismert nehézségek minél ritkábban, vagy minél kevésbé káros következményekkel merüljenek fel. Ha mégis megtörténik a baj, felkészülten várjuk, és pontosan tudjuk, mit kell tenni, hogyan kell elviselni, vagy helyrehozni a károkat.

Milyen módszerek léteznek a kockázatok azonosítására és értékelésére?

• Elemzés
• Interjú
• Kérdőívek és feldolgozásuk
• Workshop az érintettek bevonásával
• Múltbeli tapasztalatok elemzése
• Benchmarkok elemzése
• Összehasonlító elemzések, auditok eredményének elemzése.
• De ha csak jó kérdéseket teszünk fel magunknak, már azzal is feltuningolhatjuk a biztonságérzetünket, az is nagy előrelépés lehet a gyengeségek felfedezésére.

Többféle típusú kockázattal is találkozhat egy kezdő vállalkozás. Ilyenek lehetnek pl.:

• Negatív forgatókönyvek az értékesítés során: Pl. nem veszik a termékeinket elegen, vagy a konkurencia jobb, olcsóbb termékkel vagy szolgáltatással jön a piacra, vagy egy fontos partnerük nem hosszabbítja meg a szerződésünket.
• Elszálló költségek: nagyobbak lesznek a költségeink, mint amire számítottunk, vagy hirtelen áremelkedés lesz, vagy a forintgyengülés veszteségessé teszi a tevékenységünket.
• A teljesítés során fellépő váratlan problémák: pl. nem fizet az ügyfél a teljesített szolgáltatásért, vagy a beszállítónk késik, vagy hibás terméket szállít, és emiatt nem tudunk megfelelően teljesíteni, esetleg alábecsüljük az elvállalt feladatot, és késünk. De az is lehet, hogy hirtelen hiány lép fel a piacon egy, a teljesítésünkhöz fontos termékből. 
• Emberi erőforrás kockázatok: pl. hirtelen távozik egy kulcsemberünk, megbetegednek a dolgozók, vagy nem találunk megfelelő embert egy fontos feladatra.

Miskolczi Tamás szerint a leggyakoribb hiba a vállalkozások esetében, hogy egyáltalán nem vesznek tudomást a kockázatok létezéséről. Sokan úgy gondolkodnak, hogy ha majd valami történik, akkor kitalálnak valamit a megoldására. Szakértőnk úgy látja, hogy sokan a megérzéseikre, tapasztalataikra hagyatkoznak, ami sokszor valóban elég lehet, időnként azonban kellemetlen meglepetések érhetik az óvatlan vállalkozót. Ő úgy tartja, hogy igenis végig kell gondolni, hogy mi sülhet el rosszul, milyen akadályokkal találhatjuk szemben magunkat, vagy mi romolhat el! „Ne döntsünk rutinból, hanem mérlegeljük a lehetséges kimeneteket! Gondoljunk át fel vagyunk-e készülve a hátrányos helyzetek kivédésére!” – tanácsolja szakértőnk, aki szerint gyakori hiba még a kockázatok alul- vagy túlbecsülése. Ez szerinte gyenge védelemhez vezethet, vagy túlzott óvatossággal viszonyulunk az üzleti lehetőségekhez.

Fontos azt is megállapítanunk, hogy mennyire valószínű a nem kívánt esemény bekövetkezése! Mérlegelnünk kell, hogy súlyosan érint-e minket, ha bekövetkezik, vagy el tudjuk viselni, és nem fenyegeti az alapvető működésünket. Azt is el kell döntenünk, hogy mit tegyünk: erősítsük-e a védekezésünket, vagy elég, ha tudatosítjuk az érintettekkel a lehetséges vészhelyzetet.

Többféle eszköz és szoftver is segíthet a kockázatelemzésben és kezelésben. Szakértőnk szerint főleg egyes szakmákhoz kötötten állnak rendelkezésre támogató eszközök. A Kockázatok.hu előnye például, hogy egy óriási adatbázison alapuló kockázatmenedzsment rendszer. A webalkalmazással évtizedes tapasztalatot, sokrétű tudást osztanak meg a felhasználókkal, akik számtalan lehetséges kockázat közül kereshetik ki, hogy melyek lehetnek érvényesek saját vállalkozásukra is. Az oldalon a kockázatok számos tulajdonságát járják körül, és rengeteg megoldást, kezelési javaslatot is adnak a felhasználóknak.

“Az előrelátás a biztonság záloga …”

Milyen gyakran kell egy vállalkozásnak felülvizsgálnia és frissítenie a kockázatkezelési tervét? A kockázatok menedzselése jellemzően folyamatos tevékenység, attól függően, hogy ki mennyi erőforrást szán rá. „Általában évente célszerű felülvizsgálni, hogy hatottak-e a mi esetünkben a kockázatcsökkentő intézkedéseink, illetve, hogy nem merültek-e fel újabb kockázatok. Ugyanis ahogy a világ változik, újabb és újabb kockázatok merülhetnek fel.” – magyarázza Miskolczi Tamás, aki azt is elmondta, hogy a legutóbbi időkben már magasan az információbiztonsággal kapcsolatos kockázatok vezetnek, és a mesterséges intelligencia terjedése csak tovább növeli ezt a kitettséget. Azt is fontosnak tartotta megemlíteni, hogy a fenntarthatósággal kapcsolatos kockázatok is egyre fontosabbá válnak.

Néhány példa arra, hogyan segíthet a kockázatelemzés megelőzni vagy minimalizálni problémákat:

• Kockázatelemzéssel könnyen elkerülhető lett volna az elhíresült 2003-as Kulcsár-ügy vagy az Amerikát megrázó  2001-es Enron botrány is: „Előbbinél egy ’független jóváhagyási folyamat’ és ’beszámoltatás’, utóbbinál pedig az ’elfogulatlan könyvvizsgálat’ az, amely megakadályozhatta volna a nagyobb baj kialakulását.”
• Ezeken kívül például egy megfelelő ’szállító minősítési rendszer’ biztosan csökkenti annak az esélyét, hogy a választott partnerünk késve, hibásan vagy egyáltalán nem teljesít.
• Ha ’elemezzük a potenciális megbízónk pénzügyi helyzetét’, ’ellenőrizzük referenciáit’, akkor ritkábban fogunk ajánlatot adni olyan partnernek, aki végül nem fizeti ki a munkánkat.
• Az ’összeférhetetlenség kizárásával’ csökkenthetjük a visszaélések kockázatát, vagy azt, hogy egy munkavállaló saját érdekeit a vállalkozás érdekei elé helyezze.
• Ha ’minden érintett bevonásával készítjük el beszerzési tervünket’, kevesebb lesz a feleslegessé váló készlet, ritkábban kényszerülünk kapkodva és drágán végzett pótló beszerzésekre.

A kockázatokat nem csak csökkenthetjük, de meg is oszthatjuk: egy megfelelően felépített biztosítási portfólióval egy kockázatközösség részese leszünk, és a károk nagy része megtérülhet. Emellett megoszthatjuk a felelősségeket beszállítóinkkal is, a szerződésben rögzítve, hogy ki miért és meddig felel.

Ha úgy adódik, hogy mégsem készültünk fel egy konkrét vészhelyzetre, mert nem ismertük fel a kockázatot, vagy nem mértük fel alaposan, akkor tartalékokat kell képeznünk a váratlan eseményekre. A kockázatkezelés során számtalan lehetőség van növelni a hatékonyságunkat, de egyúttal áldozni is kell rá: konkrét kiadások mellett munkaidő ráfordítással is számolni kell. De ha jól végezzük a dolgunkat, a megtakarításból ennek sokszorosa megtérül!  „Én csak remélni tudom, hogy az lesz a trend, hogy a vállalkozások felismerik a kockázatkezelés, a kockázatmenedzsment fontosságát, megelőző jellegét!” – teszi hozzá végezetül szakértőnk.

Röviden:

Mire jó a kockázatelemzés?

1. Felkészít a problémákra.
2. Segít dönteni bizonyos kérdésekben.
3. Biztosítja, hogy a vállalkozás zavartalanul működjön, még akkor is, ha váratlan dolgok történnek.

A kockázatelemzés főbb lépései:

1. Kockázatok azonosítása. Megvizsgáljuk, hogymilyen problémák fordulhatnak elő.
2. Kockázatok értékelése. Eldöntjük, hogymelyik probléma mennyire komoly és milyen gyakran fordulhat elő.
3. Megoldási tervek készítése. Kitaláljuk, hogyan lehet ezeket a problémákat megelőzni vagy megoldani.

Konkrét példák a főbb lépésekről egy fiktív fagyizóból:

1. Kockázatok azonosítása

• Mi van, ha elromlik a fagylaltgép?
• Mi van, ha a versenytársak a közelben többféle ízt kezdenek kínálni?

2. Kockázatok értékelése

• Az elromlott fagylaltgép nagyon nagy probléma, mert akkor nem lehet fagyit árulni.
• Ha a versenytársak többféle ízt kínálnak, az csak közepes probléma, nem feltétlenül veszélyezteti a működést.

3. Megoldási tervek készítése

• Elromlott fagylaltgép: a tulajdonos pl. mindig tart tartalék alkatrészeket és ismer egy jó szerelőt, aki gyorsan meg tudja javítani a gépet, ha elromlik.
• Versenytársak többféle ízzel: a tulajdonos is fejleszti termékskáláját, vagy különleges ajánlatokat talál ki, hogy megőrizhesse ügyfélkörét, vásárlóit.

Szerző:
Mekis Csilla – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség