Talán sokan azt gondolnák, ez a tartalom itt nem nekik szól, hiszen nem egy üzemet irányítanak, ahol gyártósorokat lehetne automatizálni. Egerszegi Krisztián, a MiniCRM tulajdonosa és a Cégépítők alapítója azonban bebizonyítja, hogy az irodában, digitális eszközök között is van helye a folyamatok automatizálásának. Lépésről lépésre áttekintjük, hogyan lehet felismerni, milyen feladat automatizálható.

Egerszegi Krisztián nemcsak amiatt szakértője a folyamatok automatizálásának, mert a kkv-knak szánt, ügyfelek és teendők kezelésében használatos MiniCRM szoftver megalkotói közé tartozik, hanem mert Cégépítők podcastjében és workshopjain folyamatosan téma a vállalkozások hatékonyságának növelése. Krisztián vallja, hogy ha végig gondoljuk, mennyi időt pocséklunk el olyan monoton, ismétlődő feladatokra, amelyek helyett valamilyen a cégünk fejlődését segítő dologra is fókuszálhatnánk, akkor mindjárt rádöbbennénk, hogy hogyan is támogathat minket leginkább az automatizálás.

Mi akadályozza a vállalkozókat, hogy megtegyék az első lépéseket az automatizálás felé?

Talán ezt a bizonyos kezdő lépést a legnehezebb megtenni sokak számára, amikor is fel kell ismerni, hogy a hatékonyságunkat növelheti, ha bizonyos folyamatainkat automatizáljuk. Ha egy kisvállalkozás vezetője ahhoz szokott hozzá, hogy csaknem minden munkafolyamatra rálát, sőt, igyekszik aktívan benne is lenni minél több feladatban, akkor nem könnyű első körben azt elérni, hogy elengedje ezt a „mikromenedzser”-szerepet. „Nehéz kitörni ebből” – mondja Krisztián. – „Hajtjuk azt a bizonyos mókuskereket, attól tartva, hogy ha megállunk egy pillanatra is, az fájni fog, mert pofára esünk. Holott lehet, hogy épp arra lenne szükségünk, hogy felbukjunk és felismerjük, hogy valamit nem jól csinálunk. A legkönnyebb mindig arra hivatkozni, hogy nincs időnk, mert olyan sok dolgunk van, miközben tudjuk, hogy igazából semmi értelme hajnali háromkor is e-mailekre válaszolni.”

Az egyik legfőbb akadálya a szembenézésnek Krisztitán szerint, hogy amíg a vállalkozás működik, amíg meg lehet élni belőle, addig fel sem merül sokakban, hogy bármit változtatni kellene. Pedig ha mélyen magukba néznének, rájönnének, hogy nem is cégvezetők, hanem rabszolgák – saját cégük rabszolgái, hiszen mindent ők csinálnak, mindenhez ők kellenek. Ha pedig el is jut egy cégvezető a felismerésig, hogy valami nem stimmel és talán jól jöhet egy-két változtatás, akkor nem mer segítséget kérni. De egy rövid mondatban összefoglalható, miért nem alakítanak folyamataikon a vállalkozások és miért nem keresik az automatizálás útját: mert nem fáj nekik elégé. Krisztián azt mondja, hogy ha ezeknek a cégeknek hirtelen elfogyna a bevétele, akkor mindjárt rá lennének kényszerülve arra, hogy valamit másként csináljanak.

 „Mi rossz történhet, ha valaki, vagy valami helyetted automatikusan megcsinál valamit?” – teszi fel a kérdést Krisztián azzal kapcsolatban, hogy a vállalkozásvezetők nehezen szánják rá magukat az automatizálásra. – „Még ha sokba is kerül, igazából már azáltal megtérül, hogy a saját, munkával töltött időnkből szabadít fel, így jóval értékesebb dolgokkal foglalkozhatunk. Nem félni kell az automatizálástól, hanem akarni és csinálni.”

Hogyan lehet megtalálni azokat a folyamatokat, amelyek automatizálhatók?

Jó, jó, automatizáljunk, de mit? – merülhet fel jogosan a kérdés. Krisztián azt tanácsolja, hogy gondoljuk végig, mivel telik egy napunk, a lehető legnagyobb részletességgel és keressük meg, mik az ismétlődő tevékenységek – sokat segíthet, ha írásban is rögzítjük a napi teendőinket. Azokat a feladatokat keressük, amiknél azt mormogjuk magunkban: „Már megint …” Jó eséllyel ezek azok a folyamatok, amiket automatizálni kell. Konkrét példát is hoz a szemléltetésre: „A cégünknél régebben csak két értékesítő kolléga volt, egyikük elment tőlünk, a másik egyedül maradt a feladatokkal, amelyek így megnövekedtek. Mit csinált, hogy kezelni tudja a helyzetet? Az nem lehetett megoldás, hogy hajnal egykor is ügyfeleket hívogasson, mert nyilván nem elérhetők olyankor. Felmérte, hogy mi az, amit megtesz egy nap tízszer, tizenötször is. Ilyen volt például az ajánlatküldés, ahol lehet, hogy csak sorokat kellett kicserélni egy-egy alkalommal, mégis hosszú percek mentek el vele. Készített egy sablont hozzá, ami máris felgyorsította a folyamatot, így időt nyert.”

Sok cégnél gondolkodnak úgy, hogy ha túlterheltség jelentkezik, akkor felvesznek egy új munkatársat, aki majd elvégzi a többletmunkát. Csak hogy Krisztián szerint ez azért nem jó megoldás, mert az új munkaerő betanítása nekünk is többletmunkát jelent, időbe is telik, amíg teljesen át tudja venni a feladatokat, és ha esetleg nem válik be, vagy felmond, akkor kezdhetjük az egész kört elölről. Az automatizálás ráadásul az ügyfélélményt is javíthatja, mert például ha egy fodrászüzlet áttér az online időpontfoglalásra, akkor nemcsak azzal tud a vendégek kedvében járni, hogy akár vasárnap este, a kádban ülve is eszükbe juthat, hogy a következő héten hajvágást szeretnének, és befoglalják a mobiljukról az időpontot, hanem azzal is, hogy amikor a vendég megérkezik, akkor már megkérdezni sem kell, hogy szénsavas vagy szénsavmentes vizet kér-e, mert a rendszerben rögzítve van, hogy mit szeret.

Miért érdemes pontosan tisztában lennünk azzal, milyen feladatokat végzünk nap mint nap?

A feladatrendszerezésnek van egy nagyon egyszerű módszertana, amit Krisztián a workshopjain oktat és most megoszt velünk is. Semmi más nem kell hozzá, csak egy tömb post-it és egy toll. „A post-it-ekre kerülnek azok a tevékenységek, amikkel a munkánk során foglalkozunk, minél elemibb egységekre bontva, minél részletesebben. Az ’e-mailezés’ például nem jó meghatározás, nem szerepelhet külön post-iten, ha úgy fogalmazunk, hogy ’egy ajánlatkérő e-mail megválaszolása’, az már egy konkrét feladat. Ezeket a cetliket kell öt oszlopba rendezni, napi, heti, havi, éves és eseti rendszerességgel előforduló feladatok szerint csoportosítva.”

Ahogy egyre gyűlnek előttünk a felragasztott cetlik, már tisztul a kép, hogy mi mindenre megy el az időnk, de még nincs vége a feladatnak: most azt kell ráírnunk a cetlik tetejére, hogy mit miért csinálunk, mi a konkrét cél vele. „Ha olyan magyarázat szerepel a cetlin, hogy ‘mert ezt így szoktuk’ vagy ‘mert Krisztián kérte három évvel ezelőtt’, akkor az a cetli a kukában végzi, mert ez nem egy céget építő cél. Ha nem tudsz egy értelmes célt megfogalmazni egy adott feladat kapcsán, akkor arra valószínűleg nincs szükség, kuka. Így tudsz magadnak időt nyerni, ha ezeket a felesleges elemeket felismered.”

Harmadik lépésként az kerül rá a cetlire, hogy mennyi időt töltünk rendszerint az adott feladattal. Ha az szerepelne egy post-iten, hogy ’2 nap’, az valószínűleg nem egy feladat, azt még további részekre kell bontani. Negyedik lépés, hogy azt is meghatározzuk, milyen szerepkörben látjuk el az adott feladatot és ezt is rávezetjük a cetlire. „Így derülhet ki például, hogy ügyvezetőként naponta négy órát értékesítőt alakítasz, pedig az nem a te dolgod lenne, delegálhatod a feladatot, vagy dönthetsz úgy, hogy felveszel egy értékesítőt. A cetliken szereplő feladatokon végig nézve azt is könnyebben észreveszed, hogy mi az a folyamat, amit automatizálhatsz, ami ezáltal egyszerűbbé és gyorsabbá válik, te pedig a felszabadult időt a céged fejlesztésére fordíthatod. Ezt a post-ites gyakorlatot nemcsak a vállalkozás vezetőjének, hanem minden munkatársnak érdemes megcsinálnia és évente egyszer megismételnie” – foglalja össze Krisztián.

Hogyan segítheti az automatizálás az új munkatársak betanítását?

Gyakori probléma a kisvállalkozásoknál, hogy nincsenek tisztában a saját folyamataikkal. A cég anélkül is elműködik, hogy bárhol írásban rögzítve lenne, hogy hogyan. És az nem elég, hogy a vállalkozás vezetője azt állítja, hogy az ő fejében megvan a teljes folyamatrendszer. Viszont, ha le van írva mindez, netán folyamatábrán ábrázolva, akkor sokkal könnyebb kiszűrni azokat a lépéseket, amelyek automatizálhatók. A folyamatok leírásához léteznek megfelelő sablonok, – Krisztián workshopjain is elérhető ilyen – ha azok kérdéseit pontról pontra megválaszoljuk, akkor összeáll a teljes kép.

Krisztián azt javasolja, hogy mutassuk meg a kész folyamatleírásunkat egy külsős szemnek: „Ha kiderül, hogy minden cetliről két percet kell beszélned, hogy megértse, hogy miről van szó, akkor gondold újra a folyamatleírást. Következő körben vond be a kollégákat, mondják el ők is, mik az ő részfeladataik. A rendszer próbája pedig az lehet, ha két hasonló területen dolgozó kollégát megcserélsz egy órára – ha a folyamatleírás alapján el tudják látni a munkát, akkor jó munkát végeztél. Azt nyerted ezáltal, hogy mindenki tudja, mi a dolga, te átlátod, hogy mit lehet automatizálni, és ha egy új munkatárs érkezik a céghez, akkor ő is gyorsabban felveszi a fonalat. Nem neked kell a drága idődből arra áldozni, hogy betanítsd, a tudástranszfert automatizálod, hiszen minden érthetően le van írva, könnyen számonkérhető, mérhető. A rossz hírem az, hogy ezt az átvilágítást senki nem tudja megcsinálni nélküled, vagy helyetted. Neked kell elkezdened.”

Milyen eszközök, módszerek segítik az automatizálást?

Ha vállalkozásvezetőként lépést akarunk tartani a trendekkel és jobban meg akarjuk érteni saját cégünk működését, akkor számos eszközhöz nyúlhatunk. Járhatunk szakmai konferenciákra, ahol egy-két nap alatt sűrítve kaphatunk nagy mennyiségű tudásanyagot és inspirációt. Hallgathatunk szakmai podcasteket, online webinárokat, részt vehetünk workshopokon, mint amilyen például a Krisztián által felépített Cégépítők közösségben is elérhető. És alkalmazhatunk szoftveres megoldást a vállalkozásunknál, mint amilyen a MiniCRM, amely egy keretrendszert adva abban is segíti a cégvezetőket, hogy felismerjék, milyen szakértőhöz kell fordulniuk, a működés mely területén merültek fel problémák.

Megkerülhetetlen ma már az is, hogy a ChatGPT felmerüljön, mint a vállalkozásokat segítő eszköz – pláne, ha automatizálásról van szó. Krisztián azonban óvatosságra int: „Aki a ChatGPT-től várja a megoldást, csalódni fog. Ha nem tudsz jól delegálni, akkor a ChatGPT-nek sem fogod tudni jól elmondani, mit vársz tőle, és butaságokat fog neked összehordani. Ugyanakkor ez nem jelenti azt, hogy a ChatGPT ne tudna neked bizonyos dolgokban segíteni. A legjobb megoldás talán az, ha valamilyen üzleti szoftverbe épített mesterséges intelligenciára támaszkodunk, például olyan funkciót igénybe véve, hogy foglaljon neked össze egy hosszabb szöveget.”

Egerszegi Krisztián, a MiniCRM tulajdonosa, a Cégépítők alapítója 3 legfontosabb tanácsa a folyamatok automatizálásához: 

1.      Számold ki, mennyi időd megy kárba ismétlődő feladatokkal!

Ha szembesülsz vele, hogy akár napi több órát is felemészt, hogy triviális dolgokat naponta tízszer, hússzor elvégzel, akkor gondolj arra, hogy mennyi hasznosabb dologra fordíthatnád ezt az időt – például a céged fejlesztésére. Az automatizálás ezt az elbukott időt szabadítja fel számodra.

2.      Legyen egy határozott jövőképed!

Ha nem látod tisztán, hogy mit szeretnél elérni a cégeddel, akkor lehet, hogy nem is jó irányba kormányzod a hajót – úgy kezdesz bele automatizálásba, mintha a gyeplőt a lovak közé dobnád. Mindenképpen szükséged van egy határozott célra és kontrollpontokra, ha automatizálni akarsz folyamatokat.

3.      Építs magadnak digitális gyártósort!

Ne úgy értsd, hogy ehhez feltétlenül egy gyártóüzem kell. De ha pontosan rögzítve vannak a folyamatok, akkor nem áll meg az élet azért, mert valakinek orvoshoz kellett vinnie a gyerekét és kiesett fél napra a munkából. Ráadásul anélkül, hogy munkaerőt kellene pótolni, jól jöhet, ha van egy automatizmus, hogy figyelmeztetőket kapj, ha valamit meg kell csinálnod – különben az lesz automatikus, hogy elfelejted.

Szerző:
Ganzler Orsolya – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség