Ha tartani akarjuk a lépést a piaccal, ha kreatív, előremutató feladatainkra szeretnénk koncentrálni, ha a versenyképesség a cél, itt az ideje, hogy megvizsgáljuk, hol, mivel és hogyan tudjuk automatizálni a munkafolyamatainkat. De hogyan induljunk el ezen az úton?
A témában segítségünkre lesz szakértőnk, Filó Angéla Katalin marketing mentor, aki startup-oknak, cégtulajdonosoknak segít, kiemelten foglalkozik a személyes márkaépítéssel, valamint elkötelezett támogatója az online oktatásnak, a mesterséges intelligenciának és rendszeresen ad elő ezekben a témákban szakmai konferenciákon és egyetemeken.
Sokak számára már nem kérdés, hogy érdemes kihasználni és bevetni a digitalizációban és a különböző szoftverekben rejlő lehetőségeket, mégis közel 300 ezer olyan kis és középvállalat van Magyarországon szakértőnk szerint, ahol még mindig csak az Excel-táblánál tartanak. Számukra gyűjtöttük össze azokat az előnyöket, amiért érdemes belevágni az automatizációba:
- Nőhet a cégünk hatékonysága: Az ismétlődő feladatok automatizálásával csökkenhet a munkaidő és nő a termelékenység.
- Költségeket takaríthatunk meg: Hosszú távon csökkenhet pl. a munkaerőköltség.
- Sokkal kevesebb a hibázás: Csökkenheti a figyelmetlenségből vagy fáradtságból eredő hibákat.
- Nőhet a versenyképességünk: Segíthet javítani az ügyfélélményt és segít lépést tartani a piaccal.
Hogyan fogjunk neki?
1. Elemzés és Tervezés: Az első lépés az automatizációs folyamatok bevezetéséhez az, hogy felmérjük a jelenlegi munkafolyamatokat és azonosítsuk azokat a területeket, ahol az automatizáció a legnagyobb hatást gyakorolhatja a vállalkozásunkban.
2. Megfelelő Eszközök Kiválasztása: Fontos, hogy olyan automatizációs eszközöket válasszunk, amelyek illeszkednek a vállalkozás profiljához, méretéhez és igényeihez.
3. Oktatás és Támogatás: Az alkalmazottak képzése kulcsfontosságú az automatizáció sikeres bevezetéséhez. Biztosítani kell, hogy mindenki képes legyen használni az új rendszereket.
4. Folyamatos Felügyelet és Fejlesztés: Az automatizált rendszerek bevezetése után folyamatosan kövessük nyomon a teljesítményt és szükség esetén finomhangoljuk a folyamatokat.
Az egyik fontos szempont általában a kisebb cégeknél, hogy az alkalmazások megfizethetőek vagy akár ingyenesek legyenek. Filó Angéla szerint érdemes elsőként olyan platformokat kipróbálni, mint a Hubspot, vagy a Pipedrive, mivel mindkettő olyan, amit el lehet kezdeni akár kicsiben is. A Hubspot szakértőnk szerint most sokaknál a kedvenc, mivel lehet vele marketing automatizációs folyamatokat létrehozni, ügyfeleket szerezni, vagy akár kampányokat is beállítani. „Az automatizálás, tulajdonképen az adminisztrálás kiváltása! Minden ami repetitív, szabályszerű, azt meg kell tudnia csinálnia egy alkalmazásnak, egy szoftvernek. A felszabadított időt, amit ezzel töltöttünk fordíthatjuk kreatív és innovatív megoldásokra!” – magyarázza Angéla, aki maga is motivált volt, hogy ezeket a szoftvereket kipróbálja kicsiben, amikor a vállalkozásában a saját működésében volt rá szüksége. Úgy véli az értékesítés és az ügyfélkapcsolat számára hasznos alkalmazást (Hubspot vagy a Pipedrive-t) követően a következőlépés lehet egy kollaboratív szoftver – például a Monday vagy a Slack – alkalmazása, amelyek esetén szintén van ingyenes hozzáférés. Ettől függetlenül nagyon hasznos és motiváló lehet őket alkalmazni: „Dolgoztam olyan cégnél, ahol azt mondta a főnök, hogy hú, de jó, hogy itt van ez a Monday! Mostantól kezdve mindenkit el tudok számoltatni a munkaidejével!” – avat be az app egyik előnyébe a szakértőnk.
Egy másik fontos terület a social média, ahol szerinte nem szabad elfeledkezni arról, hogy az automatizmusok fő célja végsősoron a konverzió: „Persze lehet szép posztokat kitenni tortákról, sütikről, vagy más termékről, de a lényeg, hogy mi az a tartalom, amire rákattintanak a potenciális ügyfelek és miből lesz elérés és vásárlás!” – részletezi Angéla, aki szerint nagyon fontos azt is eldönteni, hogy mire költünk: „Ismerek olyan bútoros céget, aki tízmillió forintot költött el konyhakiállításra, design vásárra, de mégsem volt vásárló. Nekik mondtam, hogy már az elején automatizálásra költöttetek volna 10 millió forintot, akkor belefért volna a teljes PPC kampány, a social média már automatizált lenne, az e-mail kiküldő rendszer is működne és felpörgött volna az értékesítés!” – mesél egy konkrét esetet a szakértőnk, ahol az automatizáció választása mérföldekkel előrébb lendítette volna a vállalkozást. Ahogy az is hasonlóan fontos, hogy pl. egy cukrászda esetében, nem a márkaismertségre kell költeni! Sokkal eredményre vezetőbb, ha beszereznek egy email küldő applikációt és beállítják az e-mail marketinget arra, hogy minden regisztrált tortarendelőjüknek automatikusan hírlevelet küldjenek ki. Ehhez jó választás pl. a Mailchimp. Ha ezt alkalmazzák, akkor innentől kezdve tudnak foglalkozni az ügyfél lojalitással is, ugyanis, ha rendelt valaki szülinapi tortát, akkor egy év múlva is fog. A cukrászda az appon keresztül be tudja állítani az éves emlékeztetőt az adott ügyfél számára, aki konkrét kedvezményt is kaphat az esemény előtt.
A szakértőnk szerint az ún. ’örökzöldek’ használata is egy remek automatizációs ötlet. (Az ’örökzöldek’ azok a kiemelt események, amelyek minden évben ismétlődnek, pl. karácsony, anyák napja, ballagás, gyerek nap, stb. amelyekre ki lehet találni egyedi ajánlatokat és kiküldeni az esemény előtt.) Ehhez előtte egy tartalom naptárat kell összeállítani, és ennek alapján lehet automatizálni. „Ha épp nincs ötleted, az örökzöldek mindig ott leszenek, csak egyszer kell őket összegyűjtened! „- tanácsolja Angéla hozzátéve, hogy az automatizáció bevezetése nemcsak a hatékonyságot és a termelékenységet növelheti, hanem hosszú távon versenyelőnyt is biztosíthat a vállalkozásoknak. Gyorsabb és pontosabb reakciókat tesz lehetővé az ügyfelek igényeire, és elősegítheti a hosszú távú fejlődést is.
Tippek, hogy milyen területeken tudunk automatizálni és milyen applikációkat tudunk bevetni az egyes területeken:
- Leadek (Potenciális ügyfélszerzés)
- Értékesítés
- E-kereskedelem
- Ügyfélszolgálat
- Kapcsolatépítés
- Események
- Irodai menedzsment
- Leadek (Potenciális ügyfél szerzés): Az automatizáció számos módon segíthet a leadgenerálásban. Kezdve az online kampányokkal és hirdetésekkel, amelyeket automatizált eszközök segítségével lehet optimalizálni és testre szabni, egészen a weboldalakon vagy landing oldalakon található űrlapok automatizált kezeléséig. Emellett az email marketing is hatékony eszköz lehet ebben.
- Leadgenerálás online kampányokkal: Google Ads, Facebook hirdetések
- Űrlapok és lead kezelés: HubSpot CRM (ingyenes verzió), Pipedrive (ingyens verzió), Google Forms
- Email marketing automatizáció: Mailchimp (ingyenes verzió)
- Értékesítés: Az automatizált CRM rendszerek lehetővé teszik az értékesítési csapatok számára, hogy kövessék és kezeljék az ügyfelekkel való kapcsolatot, ütemezett emlékeztetőket küldjenek, és az értékesítési folyamatot jobban felügyeljék. Az automatizált ajánlórendszerek segíthetnek az egyedi ajánlatok létrehozásában és testreszabásában.
- CRM rendszerek: HubSpot CRM (ingyenes verzió), Zoho CRM (ingyenes verzió)
- Automatizált ajánlórendszerek: Recomendo, Automizy, Shopify
- Értékesítési folyamat kezelése: Pipedrive (ingyenes próbaverzió), Freshsales (ingyenes verzió)
- E-kereskedelem: Az e-kereskedelmi területen az automatizáció rengeteg időt és erőforrást takaríthat meg. Például az automatizált vásárlói üzenetek és emlékeztetők segítségével növelhető a visszatérő vásárlók aránya. Az automatizált vásárlási folyamatok, mint például az automatikus számlázás és szállítás, javíthatják az ügyfélélményt és növelhetik a konverziós arányokat.
- Automatizált vásárlói üzenetek: Mailchimp (ingyenes verzió), Sendinblue
- Automatikus számlázás és szállítás: WooCommerce (WordPress plugin), Ecwid
- Terméktanácsadás és ajánlás: Recomendo, Automizy
- Ügyfélszolgálat: Chatbotok segítségével azonnali válaszokat lehet adni az ügyfeleknek, vagy az automatizált jegykezelő rendszerek lehetővé teszik az ügyfélszolgálati kérelmek könnyebb nyomon követését és kezelését.
- Chatbotok: Tawk.to, Chatra (ingyenes verzió)
- Automatizált jegykezelés: Freshdesk (ingyenes verzió), Zoho Desk (ingyenes verzió)
- Ügyfélkapcsolati rendszerek: HubSpot CRM (ingyenes verzió), Zoho CRM (ingyenes verzió)
- Kapcsolatépítés: Az automatizált kampányok és kommunikációs eszközök lehetővé teszik a cégek számára, hogy hatékonyan építsék kapcsolatukat a potenciális ügyfelekkel és partnerekkel. Az automatizált email sorozatok és közösségi média posztok segíthetnek az érdeklődés fenntartásában és a kapcsolatok megerősítésében.
- Automatizált email sorozatok: Mailchimp (ingyenes verzió), Sendinblue
- Közösségi média menedzsment: Hootsuite (ingyenes verzió), Buffer (ingyenes verzió)
- CRM integrációk közösségi médiahoz: HubSpot CRM (ingyenes verzió), Zoho CRM (ingyenes verzió)
- Események: Az automatizált eseményregisztrációk és emlékeztetők segíthetnek az események iránti érdeklődés növelésében és az események résztvevőinek jobb tájékoztatásában.
- Eseményregisztráció és emlékeztetők: Eventbrite (ingyenes verzió), Meetup (ingyenes verzió)
- Eseménymarketing: Mailchimp (ingyenes verzió), Sendinblue
- Eseménykezelési CRM: Attendify (ingyenes próbaverzió), Eventzilla (ingyenes verzió)
- Irodai menedzsment: Az automatizált feladatkezelő rendszerek segíthetnek az időbeosztás optimalizálásában, a feladatok prioritásainak meghatározásában és az egész csapat hatékonyabb együttműködésének biztosításában.
- Feladatkezelő rendszerek: Asana (ingyenes verzió), Trello (ingyenes verzió), Todoist (ingyenes verzió)
- Időbeosztás és határidők: Google Calendar, Zapier
- Csapatkommunikáció és együttműködés: Slack (ingyenes verzió), Click up (igyenes verzió)
Szerző:
Mekis Csilla – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
