Márton története:
Te is szeretnél profibb megjelenést? – Így állítsd be hozzá az M365 postafiókot!
Első lépés:
Felhasználó hozzáadása
Ha megvettük előfizetésünket a céges Microsoft 365 szolgáltatáshoz, akkor először egy adminisztrátor felhasználót kapunk. Ha több munkatársunk van, akkor mindegyiknek külön-külön felhasználót kell létrehozni, és beállítani a licenceit. Gyakran a rendszergazda egy licenc nélküli felhasználó. A Microsoft 365 felügyeleti központban lehet a saját tartományt/domaint is beállítani, és a felhasználók hozzáadása menüvel lehet új usereket létrehozni.
Második lépés:
Megjelenésünk személyre szabása
Ha a felhasználó megkapta a licencét, be is léphet az M365-be. Minden szolgáltatás működik alapbeállításokkal, de mindenképpen érdemes testre szabni őket. Például: profi kinézetű és szövegezésű email mellett egy jó arcképes fotó növeli a megbízhatóságot. Vagy a nevünk kezdőbetűi helyett be lehet állítani fotót a Teams fülön is a jobb felső sarokban.
Harmadik lépés:
Postafiók beállítása
Hatékonyságunkat növeli, ha személyre szabott beállításokkal testre szabjuk a levelezést. Például lehet levél sablonokat készíteni vagy automatikus válaszüzeneteket beállítani, ami nem csak szabadság, hanem a központi emailcímek esetében is hasznos visszajelzés lehet az érdeklődőknek. Többféle aláírás is készíthető, így nem kell időt tölteni a levelek végével: egy kattintással profi céges aláírással zárható le az email.
Negyedik lépés:
Naptár beállításai
Mivel Márton a szabadidős programok és rendezvények miatt nem csak hétköznap dolgozik, ezért az alapértelmezett munkahelyi naptárnézetét vissza kellett bővítenie, hogy látszódjon benne a szombat és vasárnap is. Alapbeállítás szerint vasárnap a hét első napja (angolszász szokás), így ezt érdemes hétfőre tenni. Ezeken túl a szokásos munkanap kezdet és vég időpont is könnyen átállítható.
Ötödik lépés:
Egyéb beállítások
Érdemes végigböngészni az összes beállítási lehetőséget, és személyre szabni a működést. A beérkező levelek például jelölhetőek, szétválogathatóak feladó, vagy más kulcsszavak szerint. Az M365 fiókba a kapcsolatainkat is importálhatjuk, hogy könnyen címezhetőek legyenek emailben. Megfelelő licenccel további appokat is megéri tanulmányozni: a Teamsben például céges témák mentén (pl. rendezvények) kommunikációs csatornákat tudunk létrehozni.
Hatodik lépés:
Tartomány/domain beállítás
Az M365-be akár több saját tartomány/domain (budapestgarden.com vagy bpgarden.hu) is átültethető. Minden felhasználóhoz ementén több email cím is megadható: ezekre érkező levelek ugyanabba a postafiókba esnek be, küldéskor kiválasztható, hogy milyen formájú email címről menjen ki a levél. A tartomány beállítását a domain szolgáltató hitelesítése mellett lehet elvégezni.
Töltsd ki a sablont, és máris
egy lépéssel közelebb kerülsz
a vállalkozásod digitalizálásához!
Útmutató céges emailbeállításhoz
Ne állj meg itt: még több fontos és érdekes infóval várunk
a vállalkozások digitalizációjáról!
Az oldalon található D tervek tájékoztatásul szolgálnak, a bennük szereplő lépéseket és sablonokat az adott vállalkozás sajátosságaira szükséges szabni.
