Válaszd ki, hogy milyen területen szeretnél fejlődni!

7 tipp, hogy kevesebb időt tölts a levelezéssel!

Egy vállalkozó naponta órákat tölt el e-mailjeinek feldolgozásával, a levelek elolvasásával, megválaszolásával, a régebbi információk kikutatásával. Pedig lehet ezt hatékonyabban is csinálni – csak ki kell használni a levelezőprogram nem is olyan rejtett képességeit, funkcióit.

2020. január 9.4 perc olvasási idő
7-tipp-hogy-kevesebb-idot-tolts-a-levelezessel

A világ egyik legelterjedtebb levelezőprogramja a Microsoft Outlook. Mint minden Microsoft-termék, ez is számtalan olyan lehetőséget, funkciót kínál, amelyeket a legtöbben észre sem vesznek, pedig használatukkal órákat takaríthatnak meg a munkaidőből. Ismerkedjünk hát meg néhánnyal ezekből a funkciókból! (A tippeket a böngészőből használható Office 365 Outlook példáján keresztül mutatjuk be, de a funkciók hasonlóképpen elérhetők a többi Outlook-verzióban is.)

1. Rendszerezz!

Nem kell minden egyes levélnek az Inboxban lennie, a többi 12658 levél társaságában, hogy aztán pont azt ne találd meg, amit keresel. Hozz létre a Beérkezett üzenetek mellett más mappákat is, akár ügyfelek, akár projektek, akár bármilyen más csoportosítás alapján. Ehhez nem kell mást tenni, mint jobb egérgombbal kattintani a Mappák sorra a bal oldali panelen, kiválasztani az Új mappa létrehozása parancsot, és már írhatod be is be a mappa tetszőleges nevét.

2. Automatizálj!

A mappák létrehozásával azonban még csak az út felét tettük meg. A cél az lenne, hogy minden levél abba a mappába essen be automatikusan, amit létrehoztunk nekik. A legegyszerűbb módja ennek, ha jobb gombbal kattintasz egy levélre, a menüből kiválasztod a Szabály létrehozása parancsot, és megadod azt a mappát, amelybe az adott feladótól érkező leveleket a későbbiekben továbbítani akarod. A További beállítások opciót kiválasztva (vagy a Beállítások/Szabályok párbeszédpanelt megnyitva) a lehetőségek egész tárháza nyílik meg. Számtalan (akár több egyidejű) feltételt megadhatsz a levelek kiválasztásához, hogy utána hasonlóképpen sokféle műveletet válassz ki hozzájuk.

Pro tipp: legyen a feltétel A nevem nem szerepel a címzett sorban , majd a művelet (vérmérséklettől függően) az Áthelyezés ide (ilyenkor értelemszerűen meg kell adni egy mappanevet) vagy akár a Törlés. Az eredmény? Egyetlen olyan levél sem fogja rabolni az idődet, amelyeknek nem te vagy a közvetlen címzettje, tehát csak a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőben szerepeltél.

3. Legyen mindig szem előtt!

Ha már sok a mappa, esetleg sokat kell görgetni lefelé, hogy felbukkanjon. Semmi gáz, a legfontosabbakat előre vehetjük. Kattints a jobb egérgombbal a mappa nevére, válaszd ki a Hozzáadás a kedvencekhez parancsot, és a mappa máris felülre kerül, a Kedvencek gyűjtőmappába. (Annak bal oldalán van egy kis nyilacska, arra kattintva válnak láthatóvá a Kedvencekbe felvett mappák.)

4. Ne zavarjatok!

Még így kaphatsz a kollégáktól, partnerektől olyan leveleket, amelyekre valaki egyszer rátett címzettként, és utána minden válasz beesik a postaládádba, pedig nem is érdekel/érint a téma és semmi közöd az egész beszélgetéshez. Könnyen megszabadulhatsz ezektől a folyamoktól is. Ha beesik a legközelebbi levél, kattints rá a listában jobb egérgombbal, a legördülő menüből pedig válaszd ki a Figyelmen kívül hagyás parancsot. Mostantól kezdve az ugyanezzel a tárggyal érkező levelek automatikusan a törölt elemek közé kerülnek.

5. Legyen profi a forma!

A céges email kicsit olyan, mint a névjegy: megjelenése, stílusa a céget is minősíti. Hozz hát létre egy tetszetős aláírást, amit minden levél végére betehetsz! Ehhez be kell menni a Beállítások/Üzenetírás és válasz küldése párbeszédpanelbe. Ott szépen beírhatod és megformázhatod az aláírásodat, feltüntetve az elérhetőségeket is. Lehetőség van a weboldalra mutató link, céglogó vagy más kép (például a vállalkozás helyét mutató térképrészlet) beillesztésére is. Utána alatta kiválaszthatod, hogy az aláírást minden új üzenetbe, esetleg a válaszokba is beszúrja-e az Outlook.

Pro tipp: ne ess túlzásokba az aláírás formázásánál. Jól mutatnak a nagy logók és az animált gif-ek, de ezek mind a saját, mind a címzett tárterületét terhelik.

6. Tudják, hogy mikor nem vagy elérhető!

válaszok lehetőség. Itt megadhatod, milyen üzenetet kapjanak automatikusan azok, akik levelet küldtek, illetve beállíthatod az automatikus üzenetküldési időszak kezdetét és végét is.

Pro tipp: ne csak azt írd le, hogy nem vagy elérhető, hanem a sürgős esetekre gondolva add meg egy kolléga elérhetőségét is, aki helyetted tud intézkedni.

7. Rejtve egymás elől

Sokszor előfordul, hogy ugyanazt a levelet számos címzettnek kell kiküldeni (hírlevél, meghívó, ajánlat, stb)? Ilyenkor a legrosszabb, ha egyesével írod be őket. Az Outlookon belül válaszd ki a Kapcsolatok fület (általában baloldalon alul, a levelezés és a naptár mellett). Felül láthatod az Új partner feliratú menüt; kattints rá, majd válaszd ki az Új partnerlista lehetőséget. Itt megadhatod az új lista nevét, beírhatod/kiválaszthatod a felvenni kívánt tagok címét, és még leírást is adhatsz a listához. Innentől kezdve csak a partnerlista nevét kell megadni címzettként, és máris mindenki megkapja a levelet.

Pro tipp: ha nem akarod, hogy mindenki lássa a másik email-címét, ne a Címzett , hanem a Titkos másolat (bcc:) mezőbe írd a címet.

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!