Már nem csak konferenciák, találkozók maradnak el a koronavírus-járvány miatt, hanem egyre több vállalat rendeli el, hogy dolgozói otthonról, távmunkában dolgozzanak. A technika mai állása mellett ez a megoldás a kisebb cégek számára is járható út lehet. Nézzük meg, milyen eszközökkel és módszerekkel lehet a távolból is sikeresen működtetni egy vállalkozást!
Nagy lökést adhat a távmunka hazai elterjedésének a koronavírus. Magyarország ugyanis ezen a téren alaposan elmaradt: nálunk a dolgozók mindössze 2,5 százaléka (az európai átlag fele!) dolgozik folyamatosan távmunkában. Egy tavalyi felmérés szerint azon magyar cégeknek a 70 százaléka, ahol most sincs lehetőség a távmunkára, nem is tervezi annak bevezetését. A koronavírus miatt azonban a távmunkára nem nyitott cégek is rákényszerülhetnek arra, hogy így próbálják meg átvészelni ezt a nehéz időszakot.
Gondolkodj másképp!
A tényleges munkát infokommunikációs eszközök segítségével lehet majd elvégezni, de legalább ennyire fontosak az átállás HR- és jogi vonatkozásai is. A távmunka sok esetben egyszerre újdonság a dolgozóknak és a menedzsmentnek is. Előbbiek számára szükség lehet némi tréningre az esetleg újonnan bevezetett informatikai alkalmazások használatához, valamint pár jó tanácsra a hatékony otthoni munkavégzéshez.
Hasonlóképpen a menedzsmentnek is át kell állítania a gondolkodását. Nem érdemes rágörcsölni arra, hogy a szem előtt nem lévő, távmunkát végző kolléga éppen dolgozik-e, vagy ne adj’ isten, tereget. Az elvégzett munka mennyiségét nem a ledolgozott órák számában kell mérni, hanem ki kell jelölni az elvégzendő feladatokat, azokhoz határidőket szabni, majd ezek betartását ellenőrizni. A tapasztalatok úgyis azt mutatják, hogy a home office-ban előbb-utóbb többet fog dolgozni az ember… Nem érdemes tehát állandóan hívogatni az embereket, beszámolókat írogatni velük, mert ez végső soron éppen a hatékonyság rovására mehet. Hasznos lehet viszont, ha előre egyeztetett időpontokban videokonferenciát tartanak, mert ezzel továbbra is a csapat részének érezheti magát a dolgozó.
Ami pedig a jogi vonatkozásokat illeti, a Munka Törvénykönyve tartalmaz a távmunkára vonatkozó passzusokat. Elvileg csak akkor lehet engedni a távmunkát, ha a munkavégzés helye (=a dolgozó otthona) megfelel mindazon előírásoknak, amelyek egy munkahelyre vonatkoznak. Ezt át lehet hidalni azzal, ha a dolgozó írásban nyilatkozik arról, hogy otthonában a körülmények lehetővé teszik a munkavégzést.
Ami nélkül nem megy
A távoli munkavégzés persze nem képzelhető el megfelelő informatikai infrastruktúra nélkül. Nézzük ennek összetevőit!
Számítógépek
Egyszerű a helyzet, ha a dolgozók a vállalat által biztosított laptopokat használnak. Ezek megfelelnek a cégnél érvényes biztonsági és egyéb szabályoknak, és könnyen lehet telepíteni rájuk a távmunkához esetleg szükségessé váló szoftvereket. Keményebb dió, ha a dolgozónak az otthoni, esetleg a család más tagjai által is használt számítógépet kell használnia. Ilyenkor érdemes meggyőződni arról, hogy az adott gép pillanatnyi állapotában alkalmas-e munkavégzésre, és ha nem, szoftverfrissítésekkel és –telepítésekkel azzá tehető-e?
Kapcsolat
Manapság az otthoni internetkapcsolat sebessége ritkán lehet gond, az átlagosnak tekinthető 30-50 megabites hálózatok megfelelnek az igényeknek. Ha valahol mégis gond adódna ebből, egy mobilkapcsolatot használó modem beszerzése megoldhatja a problémát. Az együttműködésre, a kommunikációra, a kapcsolattartásra számtalan különféle ingyenes és fizetős megoldás érhető el, de végszükség esetén a Messenger és a mobiltelefon is megteszi egy ideig.
Vállalati szoftverek
Igazság szerint itt tud megbukni az egész távmunka. Ha a cég saját szerverein futtatja a vállalati alkalmazásokat, és azokhoz nem (vagy csak bonyolultan) lehet biztosítani a távoli hozzáférést, tényleg lehetetlenné válhat a távmunka. Egyszerűbb a helyzet, ha a vállalati működéshez szükséges szoftverek már eleve a felhőben futnak. Ma már gyakorlatilag nem találunk olyan szoftvert, amely ne lenne felhőből is elérhető. A hasonló helyzetek elkerülésére mindenképpen el kell gondolkodni azon, hogy hosszabb távon miként lehetne a felhőbe kihelyezni a cég informatikájának egy részét vagy akár egészét.
Védett módban
Vészhelyzetben sem szabad megfeledkezni az informatikai rendszerek és az adatok védelméről. Az IT-biztonság fenntartása még az irodán belül sem egyszerű, távmunkában meg külön kihívások elé állítja a szervezetet. Természetesen nem lehetetlen a házon belülivel egyenrangú biztonság megteremtése, de ha gyors megoldás kell, néhány egyszerű eszközzel is csökkenthetjük a kockázatot.
Az interneten keresztül folytatott kommunikáció virtuális magánhálózattal (virtual private network, VPN) tehetjük biztonságossá: a VPN titkosított csatornát hoz létre a távoli eszköz és a szerver között, így az adatokat nem tudják lehallgatni menet közben. A dolgozói laptopokat integrált végpontvédelmi megoldással kell ellátni (ha nem lenne rajtuk eleve), amely nem csak a vírusoktól, de az egyéb gyakori támadásoktól is megóvja a gépet. Erre nem csak az adott gép védelme érdekében van szükség, hanem azért is, hogy azon keresztül a támadó ne tudjon behatolni a céges rendszerbe. Az sem árt, ha a gépeken lévő adatokat is védjük, például a merevlemez titkosításával.
Mondd el véleményedet a cikkről
