Egy jól felépített munkaerő felvételi folyamat nagyon sok fejfájástól és kudarctól kímélheti meg a vállalkozások vezetőit. Ez nem csak a nagyok kiváltsága: a kisvállalkozások és kkv-k számára is kötelező rendszerben gondolkodni, mi pedig jó sztorival és Svéda Dóra HR-szakember segítségével bemutatjuk, hogyan találhatják meg és vehetik föl a legalkalmasabb kollégákat.
A kisvállalkozások, a kkv-k jelentős anyagi áldozatot, energiát, kudarcot és bosszúságot spórolhatnának meg egy jól felépített kiválasztási-toborzási folyamat bevezetésével. Az a jó hírünk van, hogy a munkaerő felvétel folyamata kis ráfordítással kiépíthető, bizonyos szempontból önjáróvá tehető, aminek a végeredménye a lehető legmegfelelőbb ember kiválasztása az adott pozícióra. A vállalkozások – így a kkv-k is – egyre nagyobb számban ismerik föl a professzionális munkaerő felvétel előnyeit, noha sokszor még mindig az utolsó pillanatban, csak több kudarcos próbálkozás után vesznek igénybe szakmai segítséget. Pedig, mivel a folyamat házon belüli felépítése nem könnyű, érdemes szoros, partneri együttműködésen alapuló kapcsolatokat kialakítani HR-szakemberekkel, fejvadászokkal.
Változtattak, sokkal jobban jártak
A Danubius Informatika az elmúlt években jelentősen változtatott az addigi toborzás-kiválasztási folyamatán, így többek között a korábbi ad hoc, az aktuális igények alapján való jelölt kerést felváltotta egy olyan rendszer, amiben egyaránt elérhetők a megfelelő toborzási csatornák, a hirdetések és a fejvadászok is. A cég toborzás során is a teljes transzparencia híve, vagyis minden információt megad a meghirdetett pozíciókról, a kapcsolódó feladatokról és jelöltekkel kapcsolatos elvárásokról. A toborzás során törekszik a telefonos előszűrésre, ahol a legfontosabb információk átadása mellett felméri a jelöltek legfontosabb paramétereit is. A sikeres előszűrés után következik az egy- vagy kétkörös személyes interjú, amin jelen vannak azok a kollégák is, akikkel a jelölt sikeres pályázás után közösen dolgozik majd. „Az interjúztatás e formája is az új gyakorlatunk részét képezi” – emelte ki Balogh Péter.
A cég vezetője szerint a toborzás-kiválasztás folyamatának professzionális szintre való emelése növelte a cég hatékonyságát és vitalitását, „hiszen kevesebbszer nyúlunk mellé, a kiválasztottak nagyobb arányban válnak be, akik hosszabb távon is velünk maradnak és a meglévő kollégák megtartásában is segítenek, mert nem hígul föl az összetartó csapat”. Mindemellett a sikeres pályázót egy strukturált onboarding folyamat támogatja a minél gyorsabb és kényelmesebb céges integrációban; ebben a folyamatban az irodavezető van a segítségére, ellátja őt a megfelelő eszközökkel, megadja a szükséges hozzáféréseket a legfontosabb belső rendszerekhez. A belépés fontos aspektusa a csapat részéről való fogadtatás is és a rendszeres, kölcsönös visszajelzés is.
Ezeket a hibákat ne kövessük el
Mivel napjainkban egyébként is nehéz a megfelelő szakembereket, kollégákat megtalálni, így különösen fontos a jó és valóban alkalmazható gyakorlat bemutatása mellett feltárni a munkaerő felvétel során elkövetett leggyakoribb hibákat is.
Az egyik leggyakoribb hiba – s ezzel gyakorlatilag azonnal kétségessé válik az egész folyamat sikere – a pozíció pontos meghatározása és leírása. Mivel a kkv-k esetében a munkaerőforráshiány mindig is komoly kihívást jelent, ezért hibrid pozíciókat írnak, tehát egy pozícióba akár három-négy terület- vagy szakma követelményeit is belezsúfolják. „Mindez pedig már önmagában hordozza a kudarc lehetőségét, hiszen például a sales-, a marketing is külön szakma, ahogyan egy hatékony adminisztratív munkatársnak is megvannak a csak rá jellemző és tőle elvárható kompetenciái, így mindezt egyetlen ember nem tudja megfelelően ellátni” – hívja fel a figyelmünket Svéda Dóra, coach és HR-szakember, a Coachingcentrum alapítója. Ebből pedig következik egy újabb hibalehetőség: a pozíció, a munkaköri leírás és a kompetenciák megnevezésének hiányában a döntések a legtöbb esetben érzelmi alapon és a szimpátia függvényében születnek meg. Hiú ábránd abban reménykedni, hogy „majd betanítjuk az új kollégát”, hiszen nagy valószínűség szerint nincsen a vállalkozásban olyan munkatárs, aki erre megfelelő szakmai színvonalon képes lenne.
A sikeres toborzás másik jellemző akadálya a megfelelő csatornák ismeretének és használatának a hiányából fakad. Pedig számos toborzási csatorna érhető el a kkv- számára is, hiszen a Talentuno, a MytimeJobs, a DreamJobs mellett a Facebook tematikus csoportjai és a LinkedIn is kiváló lehetőséget biztosít a megfelelő jelöltek felkutatására, bevonzására.
A sikeres kiválasztás egyik legfontosabb kritériuma az objektivitás, ám ez éppen a kisebb cégeknél az egyik legnehezebben teljesíthető szempont. Ennek oka Svéda Dóra szerint az, hogy „ebben a szegmensben a kiválasztást a legtöbb esetben a céghez érzelmi szálakkal kötődő ember, vagyis a tulajdonos vagy a családi körből kikerülő ügyvezető végzi”. Mivel a folyamat a nem megfelelő pozíciókiírás és elhibázott toborzási csatornák használata okán már egyébként is gyenge lábakon áll, az önéletrajzok szelektálása, majd a döntés is érzelmi és szimpátia alapon történik. „Alapvetően a hozzánk hasonló embereket tartjuk szimpatikusnak, tehát ilyen esetben amikor egy konzervatív ügyvezető egy hozzá hasonló temperamentumú embert választ ki például egy sales pozícióra, ami pedig másfajta szociális kompetenciákat is tárgyalástechnikát kíván, máris megágyazott a csalódásnak” – hozott egy példát a HR-szakember.
Kerüljük a nepotizmust!
Svéda Dóra kifejezetten károsnak tartja a nepotista működést (nepotizmus: a döntéshozók alapvetően a rokonaiknak, barátaiknak kedveznek a hatalmi, vagy kulcspozíciók elosztása során – a szerk.) mind a toborzás-kiválasztás, a későbbi közös munka során. A nepotista döntéshozatal fókuszában az érzelmek és a különböző viszonyrendszerek állnak a szakmaisággal, a kompetenciákkal és a tapasztalatokkal szemben. Az ily módon kiválasztott munkatárs a későbbiekben is feszültségforrás lehet főleg egy olyan csapat tagjaként, aminek tagjai a teljesítményük alapján nyerték el a pozícióikat és a teljesítményük mértéke szerint mérettetnek meg a mindennapokban. „Az érzelmi, családi-ismerősi kötődés torzítja a teljesítménymérést, ugyanakkor egy, a szakmai szempontok alapján felépített pozíció és kiválasztási folyamat megléte csökkenti a kockázatokat” – tette hozzá Svéda Dóra.
Miért jó, ha szakemberhez fordulunk?
Csak hosszú évek tanulási folyamata és tapasztalata birtokában alakul ki az a biztos tudás, „amikor egy jelöltről meg tudjuk mondani, hogy alkalmas-e az adott pozícióra, hogy beválik-e az adott cégnél, a fejvadászok, munkaerő-közvetítők pedig olyan garanciákat építenek be a folyamatokba, amelyek garantálják a jelölt alkalmasságát”. „A szakemberek rávilágítanak olyan vakfoltokra, amikre a cégtulajdonos vagy ügyvezető nem lát rá, illetve olyan modelleket, sémákat hozhatnak be, amelyeket használva a vállalkozás akár külső segítség nélkül is sikeresen le tudja vezetni a munkaerőfelvételi folyamatot” – tette hozzá a Coachingcentrum vezetője.
A sikeres munkaerőfelvételi folyamat szakaszai:
• A pozíció specifikációja: a céges igények és az elvárások pontos felmérése és megfogalmazása során pontról pontra átgondoljuk, hogy mik a feladatok, azok teljesítéséhez mennyi óraszám szükséges, s hogy milyen készségekkel, képességekkel kell rendelkeznie a jelöltnek.
• A megfelelő toborzási csatorna kiválasztása: miután tudjuk, hogy milyen munkaerőre van szükségünk az adott pozíció betöltéséhez, feltérképezzük, hogy őt hol és milyen toborzási csatornákon tudjuk elérni. Ekkor megtehetjük azt is, hogy az álláshirdetést transzparens módon a kollégák számára is kiküldjük, esetleges javaslataikra számítva.
• A beérkező pályázatok kezelése: a folyamat egyik kulcseleme a demoralizáló lebegtetés elkerülése. Ha a vállalkozás nem rendelkezik CRM rendszerrel, akkor is ki kell alakítania egy olyan rendszert, amelyik legalább egy alapszintű visszajelzést ad a pályázónak a sikeres jelentkezésről. Visszajelzéseket később azok számára is adnunk kell, akik nem nyerték el az adott pozíciót.
• Pontos menetrend összeállítása felelősségi körökkel: meghatározzuk, hogy időben meddig tart a toborzás, mi a beérkezett pályázatok elbírálásnak időpontja, s mindezért ki a felelős.
• Etikus és átlátható kommunikáció: a toborzási folyamat során minden érintettet, így a pozícióra sikertelenül pályázókat is időben értesíteni kell a döntésről.
• A beléptetés szakasza: a kiválasztás folyamata nem zárul le a megfelelő jelölt megtalálásával. Meg kell határoznunk azt is, hogy a jövőbeli munkatársunk számára ki és milyen határidővel ad ajánlatot, ki és mikor indítja el és meddig tart a beléptetési folyamat. Fel kell építeni egy onboarding folyamatot, aminek célja az új kolléga hatékony és problémamentes integrálása a szervezetbe.
Összefoglalva:
• a professzionális toborzási-kiválasztási folyamat eredményesebbé teszi a céget
• a kkv-k egyre inkább nyitottabbak, de még sokszor vétenek típushibákat
• a nepotista kiválasztás megmérgezheti a teljes vállalkozást
• a HR-szakemberek és fejvadászok segítenek és megtanítanak az alapokra
Szerző:
Lippai Roland – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
