Tanuld meg egy fiatal startuppertől, hogyan tudja egyszerűen és kényelmesen kézben tartani a pénzügyeit, számláit és utalásait!
Egy startup alapítója, vezetője értelemszerűen a Nagy Ötlet megvalósítására szeretné fordítani minden idejét és energiáját. Ebben rendszerint csak akadályozzák őt az olyan mindennapi, de nélkülözhetetlen feladatok, mint az adminisztráció, a pénzügyek nyomon követése, intézése. Az a legjobb, ha erre minimális erőfeszítést kell fordítani, és úgy is jönnek az eredmények.
Így gondolta ezt Zwecker Bence, a Munch alapítója is. A vállalkozást 2020 májusában hozta létre négy, az egyetemről éppen csak kikerült fiatal. A cél az ételpazarlás csökkentése, lehetőség szerint megszüntetése volt. Ehhez készítettek egy applikációt, amelyen keresztül a már kidobásra ítélt éttermi fogásokat szerezhetik meg kedvezményesen a felhasználók. Csupán annyi csavar van a dologban, hogy soha nem tudhatod, mit rejt az ételdoboz. A Munch a tavalyi indulása óta üstökösként hasít hazai startup-ökoszisztéma egén: megnyerték maguknak a Cápák között befektetőit (és további tőkét is tudtak bevonzani), a kezdeti négyfős alapító stáb mára 17 tagúra bővült és közel 400 partnerrel működnek együtt.
A felpörgő biznisz azt is jelentette, hogy egyre nagyobb számban érkeztek a számlák, amelyeknek a kezelése, áttekintése, utalása egyre nagyobb nyűgöt jelentett. „Az alapítótársam, Boti írogatta egy Excelbe, hogy milyen számlák jöttek be, mikor mennyit költöttünk. Ezeket igyekeztünk kategorizálni is, de őszintén, átláthatatlan volt az egész, nem lehetett belőle normális kimutatásokat csinálni. Igazából olyan kérdésekre sem kaptunk választ, vagy csak baromi sok munka árán, hogy az adott hónapban elköltött X millió forintból mennyi ment marketingre, bérekre, egyebekre. Így aztán azt sem láttuk, hogy mennyire hatékonyan dolgozunk, mennyire jól költjük el a pénzünket. Kínszenvedés volt egyesével utalni is a számlák ellenértékét”, idézi fel a nehézkes hőskorszakot Bence.
A megoldás mintegy véletlenül jött velük szembe. Még a StartIt K&H közösségi irodában tevékenykedett a csapat, amikor egy ott dolgozó másik startup, az Édes város felhívta a figyelmüket az általuk már használt QUiCK-re. Bence, saját bevallása szerint egy darabig csak szemezgetett vele, de aztán érkeztek a befektetések, meglódult az üzlet és még több lett a feldolgozandó számla. „Nem a befektetők miatt vettük használatba a rendszert. Persze, ők is kérnek kimutatásokat, de nagy bizalmat tanúsítanak irányunkba. Sokkal inkább saját magunk miatt volt szükségünk egy ilyen eszközre, hogy kontroll alatt tudjuk tartani a kiadásainkat, lássuk, hogy mikor mire mennyit költünk, annak révén milyen eredményeket értünk el, hogy állunk a tervekhez képest, mennyi felhasználható forrásunk van, és így tovább.”
A használatba vett QUiCK már a harmadik alkalmazása-szolgáltatása a Riport Applications Kft-nek, amely a Meyer & Levinson tanácsadó iroda digitális spin-offja. Az első megoldásuk, a főleg könyvelőknek szánt Riport hat éve készült el; ezt követte az AutoKATA, amelynek mára 10 ezer felhasználója van; és bő két éve ezek mellé nőtt ki a QUiCK, amolyan mini pénzügyi rendszerként, tart egy kis gyors visszatekintést Kristó Zoltán, a Riport Applications ügyvezető igazgatója.
A termék elsődleges célja pontosan annak a problémának a kiküszöbölése volt, amellyel Bencéék is küszködtek. A QUiCK azt ígérte, hogy egy helyen gyűjti és teszi elérhetővé az összes bejövő számlát, mindezt úgy, hogy a felhasználó dolgát minél inkább megkönnyítse. Ennek érdekében több olyan újítást is bevezettek, amelyek akkoriban még egyedülállónak számítottak a magyar piacon. Ha például az ügyfél elküldte a számlát egy technikai e-mail címre, az azonnal megjelent a QUiCK-fiókjában. A beküldött számlát nemcsak tárolják és elérhetővé teszik az ügyfélnek, de optikai karakterfelismeréssel (OCR) és gépi tanulásos módszerekkel a rajta lévő adatokat is felismerik, ezzel is egyszerűsítve a további feldolgozást.
Bencének több dolog is szimpatikus lett a QUiCK-ben. Egyrészt, pontosan azt adja, amire szükségük van, és amit más megoldásokban nem találtak meg. „Nem ügyviteli rendszert kerestünk, és azzal is tisztában vagyunk, hogy kell főkönyvet vezetni, üzleti analitikát készíteni, milyen sorokban minek kell szerepelnie. De ezzel foglalkozzon a könyvelő. A QUiCK-ben azt szeretjük talán a legjobban, hogy teljes egészében testre tudjuk szabni. Mi magunk állítjuk be a költségkategóriákat, rendeljük hozzájuk a szállítókat. Számunkra ez nem könyveléstechnikai eszköz, hanem egy olyan szoftver, ami aktívan segíti a napi tevékenységünket. A költségkategóriákat sem a számviteli szabályok szerint állítottuk fel, hanem úgy, hogy nekünk startupként érthetővé, átláthatóvá és könnyen kezelhetővé tegye a pénzügyeinket.”
Másrészt, gyorsan használatba tudták venni, nem igényel hosszadalmas oktatást, tanulást. Az alapfunkciók nagyon könnyen érthetőek, a rendszer kezelése adja magát, nem lehet benne eltévedni. Persze gazdag, és egyre bővülő a funkcióválaszték, így mindig tartogat meglepetéseket a rendszer. Bence is rendszeresen fedez fel benne új lehetőségeket, de mint mondja, ez talán azért is van, mert még soha nem szánt arra időt, hogy egyszer alaposan kiismerje a szoftvert. Az első időkben sokat segítettek nekik az Édes város munkatársai is, aztán már egymástól tanultak sokat az idő előrehaladtával. Kiemeli Bence a fejlesztők pozitív hozzáállását. Bármilyen probléma, hiba merült fel, azonnal reagáltak és minimális idő alatt igyekeztek megoldani a dolgot; „maximálisan ügyfélközpontú a hozzáállásuk”.
Kristó Zoltán elmondása szerint nemcsak a problémák elhárításában, hanem a fejlesztések során is maximálisan odafigyelnek az ügyfelek visszajelzéseire. Így került be a funkciók közé a kimenő számlák kezelése, az áfa-pozíció számolása, a bérek és adók kezelése, a likviditás figyelése, hogy csak néhányat említsünk. Jelentősen növelte a QUiCK lehetőségeit, amikor stratégiai partnerségre léptek a Számlázz.hu-val. Rajtuk keresztül legújabban már a NAV-tól az elektronikus számlaadatokat is le tudják kérni, jövő évtől pedig banki adatokkal bővül a kör.
Van a rendszernek még egy olyan funkciója, amit a Munch is rendkívül hasznosnak talál, ez pedig a banki átutalások kezelése. Bence egyik nagy problémája pont az utalások nehézkes indítása volt. A QUiCK szinte az összes bank utalási formátumát ismeri. Ha az ügyfél fizetetté tesz egy számlát a rendszerben, automatikusan megképződnek az utalási csomagok, amiket aztán már egy kattintással el lehet küldeni a banki rendszerbe.
De Bence nem nagyon tud egyetlen funkciót kiragadni a QUiCK-ből. „Az egész, a maga teljességében az, ami óriási segítséget jelent. Automatikusan beolvassa a számlákat, felismeri, hogy melyik cégtől jött, az előre beállított címkék alapján besorolja a megfelelő kategóriába és berakja a táblázatba, ha dollárban volt a költés, azt átszámolja forintra. Egyszerűsíti a cash-flow kezelést, megkönnyíti a belső eredménykimutatásunkat, egyből látjuk, milyen kiadásaink voltak, ráadásul a saját szisztémánk szerint. A saját belső, hat hónapos operációs büdzsénket is ez alapján tervezzük. Nem utolsósorban a kimenő számlákkal is sokkal könnyebb dolgunk van. Hó végén nem úgy kell összevadászni őket a könyvelők számára, hanem ők is kapnak egy megfelelő hozzáférést a QUiCK-hez, és egy helyen látnak mindent. Amikor meg eljön a számla kifizetésének ideje, csak létre kell hozni egy utalási csomagot, benne akár több számlával, és egyszeri utalással megoldható az egész.”
Végső soron rengeteg időt tud megtakarítani Bencének és a Munch csapata mindazon tagjainak, akik rendszeresen használják a QUiCK-et. Márpedig az idő az egyetlen olyan erőforrás, amelyből mindenkinek korlátos mennyiség áll rendelkezésre, és semmilyen módon nem lehet többet szerezni belőle. Ha a QUiCK-ben rendelkezésre álló adatokat más módon kívánná előállítani, illetve másképp akarná megoldani ugyanezeket a feladatok, Bencének legalább egy részmunkaidős diákot kellene felvennie. Így viszont nem csak hogy kevesebb időt töltenek az adminisztrációval, de ráadásul olyan információkhoz is könnyen hozzájuthatnak, amelyek átláthatóbbá, tervezhetőbbé teszik a működésüket. Ennek pedig olyan értéke van, amit pénzben nem is tudnak kifejezni.
Szerző:
Schopp Attila – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
