Bizonyos csapatméret felett az e-mailezés már inkább káoszteremtést, mint feladatkiosztást jelent. A fiatalabb generációnak kifejezetten unalmas és korlátozott, a mindennapi kommunikációjuktól távol van. Az e-maileknek ráadásul biztonsági korlátjuk is lehet, ha külső partnerek is rajta vannak a címzettek listáján. Mit ajánl a Katona Tamás, a Hello Biznisz digitális szakértője, ha hatékonyabbak szeretnénk lenni a csapatmunkában? Mit használnak Tomán Szabina cégeinél? Miért szeretik a Four Bites Cateringnél a Slacket? Bemutatjuk a legkönnyebben elérhető belső kommunikációs appokat – előnyökkel és árazással együtt.
Microsoft Teams
A Microsoft 365 üzleti alkalmazáscsomagjában is megtalálható Teams a koronavírus-járvány alatt vált széles körben ismertté. Az alkalmazásban cseveghetünk, fájlokat oszthatunk meg egymással, illetve feladatokhoz illeszkedő csoportokat alakítva hatékonyabban szervezhetjük meg a feladatainkat. De ugyanitt videokonferencia alapú meetinget is (akár 250 fő részvételével is!) összehívhatunk, ami alatt szintén lehet üzeneteket váltani, dokumentumokat közösen szerkeszteni. A csoportokba rendeződéshez érdemes kreatívan hozzáállni: lehet egy közös, amiben az összes munkatárs benne van, és lehetnek kisebbek projekt, terület (sales, hr, marketing stb.) vagy ügyfelek szerint is. Sőt, akár az ügyfelet is bevonhatjuk egy csoportba, lehet ez a vele való kapcsolattartás állandó csatornája.
A Teams jellemzői:
- A Teamsen belül a jogosultság kezelése részletesen szabályozható. Így nem kell aggódnunk amiatt, hogy partner rá nem vonatkozó dokumentumba lát bele, vagy a kolléga harmadik féllel osztja meg a fájlt. A jogosultságok vissza is vonhatóak.
- Ha valaki később csatlakozik egy csoportba, akkor nincs szükség egyesével elküldeni neki a korábbi infókat, fájlokat, mert azokat automatikusan már ő is látja. Ezzel rengeteg időt spórolhatunk, és kevesebb lesz a félreértés.
- A Microsoft nagyvállalati szintű biztonsági, megfelelőségi és felügyeleti funkcióira támaszkodhatunk az adataink védelmének biztosításához.
- Telefonos applikációban is remekül funkcionál.
Árazás
Vállalkozásoknak az M365 Vállalati Alapverziót ajánljuk. Természetesen kevesebb funkcióval mind üzleti, mind otthoni használatra ingyenesen is elérhető a szoftver.
Slack
A Slack hasonlóan a Teamshez mindenféle vállalati kommunikációra alkalmas. Chatelhetünk, konferenciabeszélgetéseket, videóhívásokat bonyolíthatunk különböző felállásban. Izgalmas adalék, hogy a platformot tavaly 28 millárd dollárért vásárolta fel a Salesforce. Itt is szuper, hogy a régebben elhangzott infókra kereshetünk.
A Slack jellemzői:
- Az alkalmazáson belül a Google-applikációinkat, Asana, Trello-fiókunkat, de a Dropboxunkat is kezelhetjük. Illetve további több 100 alkalmazást integrálhatunk ezeken felül!
- Beállíthatjuk, hogy mikor vagyunk elérhetők, így biztosan nem fog bezavarni a szabadidőnkbe egy céges üzenet.
- Elsősorban belső kommunikációra ajánlott, ügyfélkapcsolatra nem.
Árazás:
A Slack freemium megoldást használ, azaz bizonyos limitációval ingyenesen is használható. Például, ha beéred azzal, hogy “csak” az utóbbi 10 ezer üzenetet látod a fiókodban.
További lehetőségek:
Flock
Itthon alig ismert, holott a Flock majdnem olyan idős (2014-ben alapították), mint a Slack. A két szoftver között az árazási modellben van igazi verseny, ezért, ha csak a jól ismert alkalmazásokkal szeretnénk összekapcsolni a belső kommos csatornánkat, a Flock is jó megoldás lehet.
Pumble
Az ingyenes Slack megoldásként hirdetik magukat, mivel náluk már ingyenesen is elérhetővé válik a teljes archívumunk (nem csak az utolsó 10 ezer üzenet).
Személyes tapasztalatok
Szakértőnk, Katona Tamás tapasztalata szerint az, hogy végül ki, melyik alkalmazást kezdi el használni, „vallás és gusztus” kérdése is. Az biztos, hogy ha külső platformokat is használunk az adataink, megosztott fájljaink biztonsága nehezebben lesz ellenőrizhető. „Ne feledjük a Slacket (és a hozzá hasonló alkalmazásokat), ha nem céges előfizetőként használjuk, akkor az adataink nem ellenőrzött helyen lesznek – ezt hívjuk shadow IT-nek, amikor a belső rendszereket megkerülve az alkalmazottak ingyen okosba oldják meg a munkahelyi digitális feladatokat. Ahogy figyeljünk arra is, hogy ha egy kolléga másik céghez megy, a mi céges adatainkat ne tudja továbbvinni” – mondja Tamás.
„A jövőt a Microsoftnál például úgy látják, hogy a céges levelezőrendszer a régi kommunikációhoz tartozik, és inkább csak értesítési tárhelyünk lesz. A Teamsben fog virágozni a belső kommunikáció, míg amolyan vállalati közösségi oldal (külső broadcast oldal) a szintén MS 365 családhoz tartozó Yammer lesz” – tudjuk meg még a szakértőnktől.
A Yammer versenytársa egyébként a Meta Business Suite. Mindkét szoftver abban erős, hogy a vállalat imázsát belső szinten is erősen tudja képviselni, de ez főleg egyirányú kommunikációra alkalmas (bejelentések, szavazások, értékelések összegyűjtése, hírek megosztása).
Nem applikáció guruknak is befogadható a Slack
A Four Bites Catering csapatát négy fő alkotja fixen. A fenntarthatóságot szem előtt tartó vállalkozás öt évvel ezelőtt indult, és szinte azonnal a Slacken zajlott a belső kommunikáció. „Korábbi munkámból már ismertem az alkalmazást. Egy olyan felületnek tűnt, amely mindenféle applikációkra nem annyira nyitottaknak is befogadható, könnyen használható” – meséli Pólya Bernadett, a Four Bites Catering egyik alapítója, a Cápák között című üzleti showműsor 2 évadának Telekom Digitálisan Tettrekész díjas vállalkozója. A Slacken külön csatornákon kezelik az egyes megrendeléseket, ide tesznek fel minden információt, ütemezést, feladatlistát. „Szeretem benne, hogy tagelhetők az emberek, így akit megszólítok, az biztosan nem téveszti szem elől az üzenetet” – teszi hozzá Berni.
Az e-mailt ők is már csak a külső kommunikációra használják, ide futnak be a megrendelések, számlák, az ügyfelekkel is itt tartják a kapcsolatot. A csapatnak van még egy Facebook Messenger csatornája is, ezen gyors interakciók zajlanak, ritkán munkaszervezés is, illetve hülyéskedés. A harmadik platformjuk a Google Drive, amely dokumentumok, beosztás, receptek tárolására szolgál.
A Trelloban szépen látszik a folyamat
Tomán Szabina, a Toman Diet megálmodója és a Toman Lifestyle vezetője, és a Cápák között című üzleti showműsor egyik befektetője a csapatával a Trellot használják a belső kommunikációra. „Ebben fel tudunk venni különböző feladatokat, amiknek az éppen aktuális státusza is látszik. Ha valamelyik projekt elkészül, akkor lekerül a listáról. Több szint és jogosultság is beállítható a rendszerben. Szépen látszik a folyamat, hogy épp melyik munkatársnak a térfelén pattog a labda” – meséli Szabina. Hozzáteszi, hogy náluk a céges levelezőt mindenki látja, használja. A jobb működés érdekében kidolgoztak protokollokat. Mindenki tudja, hogy milyen típusú levélre kit kell másolatban is rátenni.
„Az, hogy a munkafolyamatok és hatáskörök tisztázva legyenek, számomra is nagyon fontos, mert áttekinthetővé teszi a rendszert, segíti a döntéshozást és hozzájárul ahhoz, hogy rugalmasan tudjunk igazodni a kihívásokhoz. Mindettől függetlenül mi még a személyes találkozók erejében is hiszünk. Minden héten találkozunk egy státusz meeting keretében” – mondja még el az üzletasszony.
Szerző:
Kandó Eszter – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
