A Covid-19 vírus világszerte terjed: a járványügyi helyzetben szerzett tapasztalatok alapján tudatosan készülnünk kell a következő hullám üzletünkre gyakorolt potenciális hatásaira. Ez vonatkozhat az üzleti működés átalakítására, esetleges felfüggesztésére vagy akár az üzletmenet teljes leállására.
Ebben az időszakban a kulcsszó a PROAKTIVITÁS. Most kész tervekre, alternatívákra, forgatókönyvekre, akciócsoportokra van szükség. Ez most extrán sok befektetett energiának tűnhet, azonban egy ilyen biztonsági terv hosszú távon megtérül. Hiszen kiváló mentőövet nyújthat a jövőben a szervezet számára bármilyen természeti katasztrófa, vagy rendkívüli környezetei feltételek esetén, illetve szervezetünk növelheti rugalmas ellenálló képességét is.
A tudatos felkészülést támogatva Karikás Péter, a KKV Consulting Kft. ügyvezető partnere készített a Hello Biznisznek egy 12 pontból álló ellenőrzőlistát, amely a kritikus helyzet szempontjából elengedhetetlen üzleti feladatokat, területeket foglalja magába. Az alábbi pontok mentén érdemes végig gondolnod, hogy az adott feladat/terület mennyiben releváns a saját üzleted szempontjából, illetve, hogy aktuálisan hol tartasz, mit valósítottál már meg korábban, és milyen feladataid vannak még hátra. Ezek alapján elkészítheted a személyre szabott Covid-19 Biztonsági Tervedet az üzleted számára.
Lássuk a 12 területet/feladatot:
1.Járványügyi Csapat létrehozása vagy aktiválása
Ez a csapat lesz a cég reakció csapata, amely létrehozza, kommunikálja és megvalósítja a vállalati választervet a második hullámra. Mikrovállalkozások esetében egy felelős személy kijelölése célszerű, például a tulajdonos-első számú vezető. Főbb feladati közé tartozhat:
- a kockázatelemzés – kockázati szinteket határoz meg hetente az aktuális járványügyi szabályok alapján (kockázatok, érintettek köre, súlyossága, valószínűsége, következménye)
- a járványhelyzet nyomon követése – ellenőrzi országos és helyi szinten a járvány terjedését, nyomon követi a frissülő ajánlásokat, protokollokat, előírásokat és korlátozó intézkedéseket
- heti státusz meetingek – heti rendszerességgel státusz meetingeket tart a járvány országos helyzetéről, illetve szervezetet érintő hatásairól
- üzletmenet folyamatosságát támogató terv kialakítása – lsd. részletesen a 3. pontban
- kommunikációs terv kialakítása – rendszeres értesítése a munkavállalóknak az új szabályokról, változásokról, védekezési módszerekről (távolságtartás, higiéniai előírások) – lsd. részletesen a 4. pontban
- reflexió, helyzetértékelés – reflektál a szervezet erősségeire, gyengeségeire, a járvánnyal kapcsolatos korábbi tapasztalatokra, és felkészül a potenciális második hullámra
2.A távoli munkavégzés megalapozása
A karanténhelyzet során alkalmazott távoli munkavégzést támogató eszközöket, folyamatokat, stratégiákat felül kell vizsgálni. Tanácsos fejleszteni és szélesíteni a távoli munkavégzés lehetőségeit és szabályait, hogy esetlegesen az otthoni munkavégzésére történő hirtelen átállás se vegye vissza a szervezeti hatékonyságot és termelékenységet.
- infrastruktúra megteremtése – szükséges szoftver, hardver és telekommunikációs eszközök beszerzése, rendelkezésre állása
- technológiai terv kifejlesztése – távoli elérés biztosítása az adatokhoz, rendszerekhez, számítógépekhez és a biztonságos felhő alapú adatvédelem feltételeinek megteremtése
- IT help desk – előkészíteni egy IT help desk-et, hogy hatékony támogatást kapjanak a kollégák a távoli munkavégzés során
Mikrovállalatok esetében érdemes lehet végiggondolni, hogy egy meglévő (bérelt) iroda, telephely valóban szükséges-e? Újra lehet-e tárgyalni a bérleti díj mértékét időszakos hatállyal?
3.Üzletmenet folyamatosságát támogató intézkedések
A jelenlegi helyzetben a fő cél az üzletmenet folyamatosságát támogató terv (Business Continuity Plan) létrehozása, naprakészen tartása és dokumentálása a járványügyi helyzet alakulásának megfelelően.
- helyettesíthetőség megteremtése – kulcspozíciók és nélkülözhetetlen funkciók azonosítása, valamint a munkavállalók átképzése, hogy biztosítsuk a szükséges munkaerőt a megnövekedett hiányzás esetén
- kivonási terv készítése – a járvány kitörése esetén fokozatos távozás a munkahelyekről
4.Nyílt kommunikáció
- felelősök, kommunikációs csatornák kijelölése – belső és külső kommunikációért felelős személyek kijelölése, kommunikációs csatornák meghatározása
- minden üzleti résztvevő értesítése – nyílt kommunikáció a munkatársakkal, vevőkkel/ügyfelekkel, beszállítókkal az üzletmenet aktuális státuszáról
- instant üzenetek előkészítése – előkészíteni alap kulcsüzeneteket, egészségmegőrző és prevenciós üzeneteket vészhelyzet esetére, valamint informálni a munkavállalókat a védekezés lépéseiről, az igazolt esetekről, a járvány terjedéséről
Mikrovállalkozásnál érdemes lehet külső szakember segítségét igénybevenni. Itt inkább a külső (ügyfelek, beszállítók felé irányuló) kommunikáció lesz lényeges. Amit lehet, érdemes előre kigondolni, elkészíteni.
5.Az ellátási lánc felülvizsgálata
Az ellátási lánc esetében fel kell mérni a beszerzési folyamatok kockázatait. Fontos figyelembe venni az országon kívülről beszállított termékeket, alapanyagokat, amelyek egy határzár esetében korlátozás alá eshetnek, így megingatva az üzletmenet folyamatosságát. Minden esetben kommunikáljunk az országon kívüli cégekkel üzletünk aktuális helyzetéről, illetve keressünk alternatívákat. Kritikus pont ebben az időszakban a megfelelő, folyamatos hozzáférés biztosítása a védőfelszerelésekhez, tisztító szerekhez, higiéniai termékekhez, amelyek beszerzésére szenteljünk kiemelt figyelmet.
Kis cégek a szűkös erőforrások esetében hátrányba kerülhetnek a beszállítóknál, ezért érdemes lehet a stratégiai alapanyagokból biztonsági (puffer) készletet felhalmozni. Jó gyakorlat lehet, ha több cég összeáll, és közösen finanszírozzák, illetve használják fel a többlet készletet.
6.Pénzügyi helyzet racionalizálása
Ebben a helyzetben elkerülhetetlen, hogy tervezzünk a pénzügyi nehézségekkel és kormányzati bérkiegészítő, illetve üzletfejlesztési támogatásokat keressünk. Alakítsunk ki egy általános költségcsökkentő tervet, melynek segítségével felülvizsgálhatjuk pénzügyeinket, átalakíthatjuk a fix költségeinket és kiiktathatunk mindent, amelynek nincs hozzáadott értéke az üzletünkhöz.
Minél kevésbé tőkeerős a cég, minél kevesebb működési tartalékkal rendelkezik, annál inkább érdemes tüzetesen végigvenni, és racionalizálni minden költséget, és/vagy megemelni a tartalékok szintjét -amennyiben ez lehetséges. Mikrovállalkozásoknál javasolható egy fordított preferencia sorrend előzetes megállapítása is, ami a költségelemek kiiktatásának sorrendjét állapítja meg már előre, a legkevésbé fontostól a fontosabbak felé.
7.Munkahelyi biztonság és egészségvédelmi intézkedések
Legfontosabb feladataink ezen a területen biztonsági előírások, protokollok létrehozása és frissítése (pl.: ellenőrző kapuk telepítése, testhőmérséklet mérés, rendszeres takarítás, érintésmentes megoldások), valamint védőfelszerelések, tisztító szerek és higiéniai termékek folyamatos biztosítása.
Ahol kicsi a létszám, ott különösen fontos lehet tisztázni, hogy ezeket a feladatokat ki fogja elvégezni. Előfordulhat, hogy képzettségéhez, tapasztalatához mérten egyszerűbb feladatai is lesznek adott munkatársnak. Érdemes megállapodni a munkavállalókkal abban is, hogy milyen feltételekkel végzik majd ezeket a plusz feladatokat.
8.COVID-19 tudatosság növelése
Tudatosítanunk kell a rendelkezésünkre álló védekezési lehetőségeket, mint a távolságtartás, maszkhasználat, kézmosás, stb. Kommunikáljuk rendszeresen a higiéniai és fertőtlenítő gyakorlatot a betegség terjedésének megelőzése érdekében. Biztosítsunk oktatást és tréninget a vírusfertőzés tüneteinek felismeréséről, a védőfelszerelések megfelelő használatáról, illetve a legújabb higiéniai és biztonsági előírásokról. Továbbá tudatosítsuk a vírus hatását a családra, barátokra, tágabb közösségre.
9.Mentális egészség védelme
Már megtapasztaltuk, hogy a járványhelyzet során nem csak testi egészségünk, hanem mentális egészségünk is ki volt téve a bizonytalan, kiszámíthatatlan helyzetnek. Ezt elősegíthetjük egy folyamatos párbeszéddel a munkavállaló és a vezető/vezetés között és megismerhetjük a munkavállalók gondolatait, érzéseit a pandémiával kapcsolatban, illetve feltérképezhetjük a munkavállalói élethelyzeteket. Vezetői kötelességünk, hogy támogassuk a munkavállalókat a megváltozott helyzetben: segítsük a munkatársakhoz való kapcsolódást munkahelyi rendezvényekkel, csapatépítőkkel, közös programokkal, akár online formában is. Fejlesszük a munkavállalók megküzdési stratégiáit és rezilienciáját. És nem utolsó sorban, kezeljük az operáció működésének fenyegetettségét azoknál az egyéneknél, akik extra nyomásként élik meg kritikus, kockázatos funkciók ellátását.
10.Munkamorál javítása
A munkamorál javítása érdekében fontos, hogy a vezetőség is kifejezze együttérzését a nyomással és nehézségekkel kapcsolatban, amely a vírus velejárója és amely a szervezetben mindenkit érint. Érdemes törekedni ebben az időszakban különböző munkahelyi légkört kellemesebbé tévő, költséghatékony ötletek megvalósítására, mint például a hétköznapi viselet napok bevezetése, céges étkezések szervezése, egyéni hálaüzenetek írása a munkatársaknak, rugalmas munkaszabályok kialakítása.
11.Jogi háttér biztosítása
Érdemes felülvizsgálni a létező jogszabályokat és előírásokat a járványhelyzetnek megfelelően és konzultálni egy jogi tanácsadóval.
12.Online marketing erősítése
Ahogy már a járvány első hullámában megtapasztalhattunk az online tér üzletmenetet támogató rendkívüli erejét, így a második hullám előtt sem feledkezhetünk meg róla, sőt! Építsünk ki egy vevőkontaktlistát a jövőbeli kapcsolattartás miatt. Tudatosan használjuk a közösségi médiát a vevők elérése, a meglévő ügyfelek megtartása, valamint az ajánlatokról történő tájékoztatás érdekében. Hasznos lehet egy chat funkció hozzáadása is a weboldalhoz (élő időben történő válaszadás) vagy egy külön e-mail cím, amely csatornákon keresztül a vírus specifikus kérdések kerülhetnek megválaszolásra.
Amelyik mikrovállalkozás még nem rendelkezik online kommunikációs csatornával, az feltétlenül kezdje el már most kiépíteni azokat.
Karikás Péter
Mondd el véleményedet a cikkről
