Miben segíti a céget az értekezlet?

Értekezlet, megbeszélés, meeting, belső egyeztetés – nevezzük bárhogy, mindannyiunknak vannak rossz tapasztalatai ezekkel. Pedig a munkaszervezés szempontjából kulcsfontosságúak. Összegyűjtöttük, mire jó és mire nem jó egy értekezlet, hogyan segíthet hatékonyabbá tenni a munkát a te cégednél is.

Az értekezlet vagy meeting nem átok, hanem hatékony eszköz a munka megszervezésére, a mindenkit érintő információk megosztására, a csapaton belüli kommunikációra. Mégis sokan – akár vezetők, akár beosztottak – érzik úgy, hogy ezek a találkozók csak púpot jelentenek a hátukon. Mert hát minek is egy értekezlet, ha csak hárman vagy négyen vagytok összesen a cégben?  

Pedig a megbeszélések kiváló fórumai

  • a feladatok és felelőseik pontos meghatározásának,
  • a határidők kitűzésének,    
  • a problémák, nehézségek felvetésének,
  • az ellentétes vélemények minden érintett előtt történő ütköztetésének,
  • a hatékony kommunikációnak,
  • az ötletek összegyűjtésének,
  • a stratégia kidolgozásának.

Mire jó az értekezlet?

A megbeszélések célja, hogy a vezetők – a cég vagy egy-egy projekt első emberei – minden olyan információt megoszthassanak a csapat tagjaival, amelyre a továbblépéshez, a hatékonyabb munkavégzéshez szükség lesz. A meetingen az érintettek szervezett és szabályozott keretek között tehetik fel kérdéseiket, vethetik fel problémáikat.

A jó megbeszélés a céges belső kommunikáció egyik legfontosabb eszköze. Lehetőséget teremt a vezetők számára, hogy elmondják, milyen célokat tűztek ki, a munkatársaknak pedig módot ad arra, hogy visszajelzéseket adjanak ezekkel kapcsolatban.

Megbeszélések nélkül

  • olyan információk sikkadhatnak el, amelyekre egyébként a sikeres munkavégzéshez és problémamegoldáshoz szükség volna,
  • a kollégák szem elől veszíthetik a valódi célokat – legyen szó a vállalkozás általános stratégiájáról vagy egy-egy új ügyfél megszerzéséről, kiszolgálásáról,
  • kiesik a munkaszervezés egyik fontos eleme – a nyáron ez a szabadságolások miatt különösen fontos.
  • a vezető elveszít egy átláthatóan működő kommunikációs platformot.

Mire nem jó az értekezlet?

Az értekezlet, bár fontos, korántsem minden probléma megoldására használható eszköz. Nem alkalmas például:

  • személyes konfliktusok kezelésére,
  • egyéni szakmai hibákból adódó munkaügyi problémák megvitatására, számonkérésre,
  • bűnbakok keresésére és megnevezésére,
  • a munkavégzéshez nem kapcsolódó, azt nem befolyásoló kérdések megvitatására,
  • olyan döntések meghozatalára, amelyeket a vezetőnek munkaköréből adódóan egyedül kellene meghoznia.

Mikor tartsunk értekezletet?

Az értekezleteket úgy kell megszervezni, hogy minden résztvevő számára hasznosak legyenek – vagyis a céljuk szerint kell gyakoriságot választanunk.

  • A rendszeres, naponta, hetente, havonta tartott értekezletek alkalmasak a feladatok kiosztására, megbeszélésére, a tanulságok közös levonására. Egy-egy projekt elején vagy végén is lehet megbeszélést tartani.
  • Ad hoc módon meghirdetett értekezletek szolgálhatnak ötletek gyűjtésére (brainstorming) vagy egy-egy konkrét probléma megoldására.

Mi a feladatod vezetőként az értekezletekkel kapcsolatban?

Csakúgy, mint a céged működésének más területein, a megbeszélések kultúrájának kialakításakor és a konkrét megvalósítás során is karmesterként kell közreműködnöd.

A feladatod

  • meghatározni, hogy ki és milyen esetben hirdethet meg meetinget,
  • milyen módon kell és lehet a megbeszélés tényét a kollégák tudtára adni,
  • kinek és milyen dokumentumokat (háttérinformációkat, anyagokat) kell a résztvevők számára előzetesen eljuttatni a felkészüléshez,
  • ki a felelős a szervezésért, levezetésért és a dokumentálásért.

Ha te vezeted a meetinget, arra kell törekedned, hogy

  • az előre meghatározott kereteket betartva folyjon a munka. Azaz lehetőleg ne csússzatok ki a megbeszélésre szánt időből, és csak azok vegyenek részt a megbeszélésen, akiknek dolguk van ott.
  • A tényekre alapozott döntéshozatalt kell támogatnod.
  • Szükség esetén hatalmi szóval kell kordában tartanod az esetleg elszabaduló indulatokat.
  • Közbe kell lépned, ha nem a meetingre való kérdés, probléma kerül terítékre, és meg kell határoznod, hogy azt hol és milyen formában kell megoldaniuk a kollégáidnak.

Összefoglalva: az értekezlet/meeting/megbeszélés hatékony belső kommunikációs és problémamegoldó eszköz, ha jól használják. Vezetőként bőven akad tennivalód ezzel kapcsolatban, a befektetett idő és energia azonban megtérül!

Következő cikkünkben megmutatjuk a helyes meetingszervezés és levezetés mikéntjét.

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!