A legtöbb vállalkozó monoton és jelentéktelen feladatok tömegeit végzi el minden nap – állítja Hild Imre stratégiai tanácsadó, aki szerint a változtatás módját legtöbbjüknek nincs is ideje kidolgozni, mert – igen, kitaláltad, – monoton és jelentéktelen feladatok tömegeit végzi el minden nap. Az ördögi kört ugyanakkor meg lehet törni, és a csip-csup feladatok automatizálásával újra érdemi időd és energiád lesz a tervezésre.
Ha vállalkozóként úgy érzed, hogy éjt nappallá téve dolgozol a cégeden, de igazi előrelépést hosszú ideje nem tettél, akkor ennek talán az az oka, hogy nem a megfelelő feladatokra fordítod az energiád. Ez a homályos megfogalmazás élő gyanúvá válhat, ha egy kicsit elgondolkodsz rajta, és konkrét rádöbbenéssé, ha egyszer összeírod, hogy mivel töltöd az idődet. A vállalkozás indulásakor még szükséges, de nem roppant mennyiségű adminisztráció a napi rutin részévé válik, ám a cég növekedésével elviselhetetlen feladattömeggé tornyosul. Ha a fenti érzést, vagyis a kevés eredményt hozó szélmalomharcot már megfogalmaztad magadnak, akkor valószínűleg az a helyzet, hogy már a monoton feladatok rabja vagy, és talán már nem is irányítod a céged, hanem csak futsz az események után. Ilyenkor változtatni kell. A jó hír az, hogy a szürke feladatok kiszervezése és automatizálása nem is olyan bonyolult, és sokszor korántsem drága, a folyamataid gatyába rázása után pedig hirtelen érdemi időd lesz az igazán fontos dolgokkal foglalkozni.
Ugyanazokat a köröket futjuk
A legtöbb kis- és középvállalkozás azt csinálja nagyban, amit a működése kezdetein is csinált kicsiben. Mindent a berögződött módon, mindent kontrollálva, számtalan monoton, ismétlődő körrel – mondta el lapunknak Hild Imre. Az egykori Hild Életjáradék kezdeményezést alapító üzletember, aki ma cégeknek ad stratégiai tanácsokat, úgy véli, a legjobb tervezés az, ha ezeket a feladatokat minél inkább leadja, kiszervezi a vállalkozó, és ezáltal minél több időt fordít a stratégiai gondolkodásra és a kapcsolatépítésre.
Ennek megváltoztatása nem egyszerű feladat, de nem is lehetetlen. A legfontosabb, hogy egy időbankot csináljon a vállalkozó, vagyis összeírja, hogy tulajdonképpen mivel is tölti az idejét. „Ezt elsőre úgy kell végrehajtani, hogy értékítélet nélkül, őszintén leírjuk, hogy mivel telik a munkánk. Ennek fényében megkapjuk azt, hogy milyen monoton, adminisztrációs feladataink vannak, és mennyi időt töltünk a nem monoton, döntési helyzetet igénylő feladatokkal” – véli a tanácsadó.
Csip-csup feladatok a lényeg helyett
Hild Imre szerint számos kis- és középvállalkozás esetében meglepően nagy arányt tesznek ki az adminisztrációs jellegű, apró-cseprő feladatok, amelyeket érdemes kigyomlálni idővel. „Priorizálni kellene az összeírt feladatokat és elengedni azt, ami nem fontos. Meg kellene találni azokat a pontokat is, amelyeket el kell ugyan végezni, de sokkal hatékonyabban is lehetséges ez, mint ahogyan ma csináljuk.”
Mindez azért is fontos, mert a termelésüket, tevékenységüket jól megszervező, szervezeti egységeket és alegységeket létrehozó nagyvállalatokkal ellentétben
a kis- és középvállalkozások vezetői az idejüket adják el.
Az pedig nem mindegy, hogy mire fordítódik, és nyilván az a legjobb, ha olyan feladatra megy el, amelynek van értelme.
Megéri egy napot rászánni
Ennek érdekében – véli a stratégiai tanácsadó – számos ponton találhatunk olyan feladatot, amelyet automatizálni lehet. „Sok applikáció van, amely megkönnyíti az életünket, szkennelő programok, cégautó-nyilvántartások, és ezernyi más alkalmazás. Az is egy tipikus hiba szokott lenni, hogy egy vállalkozás időt és pénzt nem kímélve webshopot fejleszt, vagy fejlesztet, miközben a piacon már 10-20 dollárért van havidíjas webáruház-szoftver.”
Hild Imre szerint a kisvállalkozók az ilyen felvetésekre legtöbbször azt mondják, hogy nincs idejük utánanézni és változtatni, ami leginkább azért igaz, mert monoton feladatokra mennek el az energiáik. „Megéri egy napot rászánni arra, hogy felkutassuk ezeket a lehetőségeket, hiszen ezekkel évente 10-20 munkanapot is megspórolhatunk” – tette hozzá. Hasonló eredményeket lehet elérni például virtuális asszisztensekkel is, akiknek számos, gyakran ismétlődő feladatot ki lehet szervezni.
A fennmaradó időt részben a stratégiai gondolkodás, és főleg a kapcsolatépítésre lehet fordítani – hangsúlyozta Hild Imre. A kapcsolati tőke nagyon fontos, azt folyamatosan ápolni kell, erre jó lehetőséget adnak a szakmai hálózatok, mint például a LikedIn, vagy a lazább, informálisabb közösségek is, mint a Facebook – vélekedett a tanácsadó.
Hogyan lehet több időd a cégedre?
1. Írjuk össze napi, heti, havi bontásban, hogy mivel foglalkozunk a munkával töltött időben.
2. Pontról pontra azonosítsuk a monoton feladatokat (például számlázás, készlet- és útnyilvántartás, levelezés egy része) és mindegyikre keressünk egy egyszerűbb megoldást, például egy appot
3. Fokról fokra vezessük be az egyes megoldásokat, és naplózzuk, hogy mennyi időt takarítunk így meg
4. A felszabaduló időt szánjuk kapcsolattartásra (közösségi fórumokon vagy személyesen) és stratégiai szervezésre
Mondd el véleményedet a cikkről
