Hogyan ne bolonduljunk meg a feladatok rendszerezésében és ellenőrzésében? – a BOHOdesign alapítója mindent egyedül, tanfolyamokon tanult meg a vállalkozásról

Bútorfestő workshopokat tart, lakásdíszeket és fülbevalókat készít, krétafestékeket árul, a bútorfestés mellett különleges technikával ajándéktárgyakat alkot, de van már online bútorfestő tanfolyama is. Iványi Zsófia kimaxolja a kreativitást a vállalkozásával, a BOHOdesignnal, amiben az egyik legjobb dolog számára, hogy sikerélményt tud adni az embereknek. De a függetlensége is jó érzéssel tölti el. „Magam szerkesztettem a weboldalt, a gyártótól rendelem a festéket, ha eltervezek egy marketingkampányt, a 0-ról végéig levezénylem, tárgyfotózok stb. A könyvelésen kívül mindent megtanultam megcsinálni a vállalkozásomban” – meséli. Ezt a töménytelen mennyiségű feladatot rendszerezni is kell. Hogyan oldja ezt meg Zsófi? Milyen projektmenedzseri eszközt használ, és mit mond a szakértő, Besze-Rábay Éva hogyan érdemes pm eszközt választani a cégünknek?

Hat évvel ezelőtt, két kicsi gyerek mellett kezdett el vállalkozni Iványi Zsófia. „Bevittem a fiamat az óvodába, hazamentem, és úgy ültem otthon, mint egy akváriumi hal, akit beengedtek a tengerbe, hogy most mit csináljak” – meséli Zsófi, majd még aznap elkezdett festeni, amiből azután született egy festett ajtótábla. „Nőági felmenőim közül sokan festenek” – teszi hozzá, és neki sem először volt ecset a kezében. De az is biztosan elmondható róla, hogy nem ismeri a tétlenség fogalmát. Először díszítőszobrász szakképzettséget szerzett, majd elvégezte a művészettörténetet, később pedig az ökogazdálkodási-ökoturisztikai szakot is. Évekig koordinált egy ökokört, az ő kezdeményezésére Dunakeszin közösségi kert született. A bútorfestés egy régi hobbi felélesztése volt. „Már a 2000-es évek elején is próbálkoztam bútorfestéssel, és mikor 15 évvel később újrakezdtem, az internetnek köszönhetően rendkívül sok új és korszerű technikát és anyagot fedeztem fel. Teljesen beszippantott ez a világ” – mondja. Az első ecsetvonástól a vállalkozás hivatalos megnyitásáig egy év telt el. A BOHOdesign fókuszában az induláskor a bútorfestő workshopok voltak, amelyet Zsófi azért is szeret, mert jól összekapcsolja az érdeklődési köreit: egyszerre közösségi, kreatív és szenzitív. „Az emberek nagyon szeretnek szórakoztató-tanuló-kikapcsoló programon részt venni, értékesen kitölteni az énidőt. Ezért is fontos nekem, hogy ne csak simán festéssel teljen el a nap, hanem a kisgyerekes anyukákat megcélozva, legyen egy tér, ahol nyugodtan lehet alkotni úgy, hogy közben minden eszköz biztosítva van” – mondja. A workshopjaira nem kellett győzködnie az embereket, mert a korábbi civil, segítő munkái révén – Zsófi egy időben anyukáknak erőszakmentes kommunikációs (EMK) játékköröket is szervezett – sokan voltak kíváncsiak rá, a közösség már szinte kész volt.

Zsófi a vállalkozás összes elemét önállóan, tanfolyamokon sajátította el – köztük volt Várőri Adrienn Kézműves marketing kurzusa is. Felépített egy WordPress alapú honlapot, megtanulta a hirdetéseket kezelni, ő írja a blogot és a közösségi médiás posztokat, végzi az adminisztrációt. A kezdetek óta egy Excelt használ a feladatok rendszerezésére, és ezzel a megoldással elégedett, nincs hiányérzete. Az Excelbe kerülnek bele:

  • a bevételek, kiadások, 
  • a raktárkészlet, 
  • statisztikák (pl. melyik festékszín fogy a legjobban), 
  • a kampánytervezés feladatokra bontva,
  • negyedéves tervezés stb.,
  • a heti ütemterv, időbeosztás, ki mikor dolgozik és mit csinál pontosan,
  • coaching folyamatokban a feladatok rendszerezése, priorizálása.

Ami nem az Excelben van, arra talált más eszközt, ezek egyben sok időt is spórolnak neki. „Nehézséget az évek alatt mindig az okozta, amikor szintet kellett lépni. A növekedéssel együtt volt mikor a hét napjainak jelentős részét már számlázással, adminisztrációval töltöttem. Akkor döntöttem el, hogy lesz egy webáruházam annak ellenére, hogy még nem volt annyi megrendelésem, hogy az indokolt legyen, viszont azon keresztül már sok mindent automatizálni tudtam. A webshop automatikusan számláz és tud csomagfeladást is kezelni, azaz nem kell egyesével begépelnem az adatokat a csomagküldőnek. Plusz segítség, hogy a számlázási program rögzíti az utalásokat is. Szerintem heti két napot nyertem csak ennek a két szoftvernek köszönhetően” – mondja. A kampányokhoz határidőket jellemzően nem rendel, mert „négy gyerek mellett mindent felülír az élet, és így a határidők csak frusztrációt okoznak”. A család mindenese a Google Naptár is, emellett Zsófi telefonos jegyzetfüzetet is használ bulletpointokkal. „Van egy nagy füzetem is, abba is fel szoktam írni a feladatokat, ötleteket, de megfigyeltem, hogy sosem olvasom vissza, inkább valamiféle memoárok lesznek ezek a füzetek. A telefonos jegyzetelés sokkal hatékonyabb, bármikor rá tudok nézni, és gyorsan kihúzni a listáról valamit, ha megvan” – meséli.

Az egyik nagy ugrása volt, mikor az Autentico nevű krétafestéket elkezdte árulni. A szolgáltatás (workshopok, tanácsadás) mint fő tevékenység mellé bekerült az értékesítés, ami – „egyszerűbb és nagyobb bevételi forrás”. Időközben született még egy gyermeke, jött a covid, online oktatás, és megint az derült ki, hogy abban a formában már nem bírja ellátni a teendőket. Mit csinált? Hogy szervezte át a dolgokat? Az Excel maradt, de a Google Drive-ra került a felhőbe, így könnyen megoszthatóvá vált mással. Felvett egy kollégát, aki az értékesítési adminisztrációban és a workshopoknál segít be, illetve nemrégiben virtuális asszisztenssel is bővült a csapata. „Amikor jobban megnéztem, rengeteg olyan feladatot találtam, ami kiszervezhető. Marketingstatisztika, közösségi médiás posztok, hirdetések feladása. Biztos vagyok benne, hogy neki köszönhetően sokkal hatékonyabb lesz a marketingrendszerem, ami növekedést hoz majd, és utána megint ki kell találnom valamit” – mondja már nevetve. 

A fenti történetből is kiderül, hogy még a méretben legkisebb kkv-ban is feladatok százaiból áll össze a tényleges munka. Ismétlődő és új tennivalók keresztezik egymást nap nap után, és növekedéssel a feladatok egyre komplexebbek lesznek, plusz egyre több munkatárssal kell megosztanunk az információkat. Hogyan ne bolonduljunk meg a folyamatok rendszerezésében és ellenőrzésében? Az Excelen túl milyen projektmenedzser eszköz éri meg a ráfordított időt és energiát? A kérdést Besze-Rábay Éva projektmenedzser segíti végiggondolni. Éva dolgozott logisztikai projekteken, IT-s és pénzügyi szektorban is, jelenleg a Mindspire Consulting külsős tanácsadója. „A legelején azt érdemes eldönteni, hogy mire akarjuk használni a pm eszközt (ötletelésre, statisztikára, ellenőrzésre, prezentációra stb.), és mennyire akarjuk bárki számára elérhetővé tenni az adatokat. Mindent egybevetve az Excel tényleg nagyon jól használható eszköz” – véli a szakértő, és ez rímel Zsófi történetére is. Tanácsadóként Éva is akkor választ másik eszközt, ha az ügyfél már mást használ. 

Szerinte az Excel előnyei, hogy 

  • az Office csomag része, lényegében mindenkinek a gépen van,
  • ezért nincs extra költsége, ami egy kkv esetében fontos tényező
  • folyamatosan fejlesztik, 
  • az adataink biztonságban vannak 
  • az interneten millió tutorial létezik Excelre, nincs kérdés, amelyre ne találnánk választ
  • a végtelenségig el lehet paraméterezni, szűrhető, pivotálható
  • teljes mértékben elsajátítható a használata, még a függvények egymásba ágyazása is hamar megtanulható

„Ha egy kkv-ban egy projektnél be kell vonni egy külsőst, meg a projektfelelősön kívül benne van például a pénzügyes is, akkor tökéletesen megfelelő az Excel. Ami fontos az Excelnél, – hogy ha nem az online verzióját használjuk-, hogy minden fájlt verziószámokkal kell lekövetni, és a verziószámokat valamilyen formában külön is nyilvántartani kell. Projektmenedzserként mindig magamnál tartom az utolsó verziót (a masterfile-t), különben egy idő után fogalmunk sem lesz, hogy mit hova kell átvezetni” – mondja Éva. 

A Microsoftnak van egy dedikált projektmenedzser eszköze, a Project. Miért jó?

  • szebb, mint az Excel
  • a Gantt megközelítést jobban lehet rajta vezetni, 
  • a státusz előrehaladását százalékosan mutatja

Viszont Éva tapasztalata szerint nagyon sokan ugyanarra használják, mint az Excelt, a Project viszont már alaphasználatában is sokba kerül.

Az IT-profilú cégek esetében szokott felmerülni, hogy Excelt JIRA-ra cserélik, mert abban az egymással párhuzamosan zajló feladatokat is nyomon tudsz követni. Jó tudni, hogy a JIRA paraméterezése már gyakorlatot igényel, illetve ez is már egy fizetős eszköz. 

A piacon rengeteg egyéb menedzsment szoftver van, ha beírjuk a keresőbe, hogy projektmenedzsment eszköz őrületes mennyiségű találat jön fel. 

  • nagy vonzerejük, hogy gyönyörűek, 
  • a dashboard könnyen elérhető, és érthetőbben megmutathatja a státuszt
  • könnyen kezelhetőek
Hátrányaik:
  • itt is az a probléma, hogy igazi használat esetén (minden beállítást elérünk, megfelelő méretű a tárhely, több felhasználónk van), ezek az eszközök előbb-utóbb fizetősek 
  • ha külsőssel dolgozunk együtt, őt is meg kell tanítani (esetleg rá is kell venni) az eszköz használatára
  • ha az adataink nagyon szenzitívek biztonsági kérdést vethet fel a használatuk
  • duplikáció problémája az Excelt kevés cég hagyja el, viszont ha kétfelé kell dokumentálni, akkor könnyen hibázhatunk, egyben duplázzuk a munkát is
  • ha elkezdjük használni, karban is kell tartani

Természetesen érdemes a döntés előtt ezeket az eszközöket is megismerni, a ma piacon lévők közül ezek az ismertebb, népszerűbb pm szoftverek:

Projektmenedzseri tanácsok kkv-soknak Iványi Zsófiától, a BOHOdesign alapítójától:
  1. A legelső naptól kezdve legyenek statisztikáid, mert iszonyú motiválók a fejlődésre. „Bármilyen is volt a kampány, az eredményére 1-2 év múlva már nem fogunk emlékezni” – mondja Zsófi 
  2. Készítsünk heti 1 marketing kimutatást!
  3. Ne féljünk szintlépéstől! Ha már túlnő minket a munka, keressünk rá megoldást. Ez lehet egy új eszköz (pm, számlázó, webshop stb.) vagy egy új alkalmazott is, aki levesz a vállunkról néhány feladatot.
  4. Vezessük áttekinthetően az Excelt, hogy ha megosztjuk, más is megértse a munkánkat.

Szerző:
Kandó Eszter – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Átlag értékelés / 5. Összes értékelés:

Oszd meg a cikket!

    Iratkozz fel hírlevelünkre!

    Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


    Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.

    Ha szeretnél ehhez hasonló tartalmakról értesítést kapni, akkor
    regisztrálj a hírlevelünkre!

      Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!


      Kijelentem, hogy elfogadom az Adatvédelmi Szabályzatot.