Az idő mint erőforrás

4 területen tarts önvizsgálatot, ha hatékonysági tükröt tartanál magad elé: Az időhöz való személyes viszonyulásod, másokhoz való viszonyulásod, egyéni szervezettséged, csapatmunka szervezés. Diagnózis nélkül nem lehet gyógyítani az időhiányt. Gábor kisgyermekes apaként időmenedzsmentjében tudatos, digitális naptárt használ, nem releváns ügyféligényekre nemet tud mondani, így az Umbrellában a szervezeti hatékonyságon dolgoztunk.

Állítólag az USA 34. elnöke – aki szervezettségéről is híres volt – találta ki azt a prioritási mátrixot, amelynek segítségével teendőinket 4 kategóriába sorolhatjuk:
1. Fontos&sürgős: Végezd el azonnal!
2. Fontos&nem sürgős: Tervezd be és végezd el később!
3. Sürgős&nem fontos: Delegáld vagy szervezd ki!
4. Nem sürgős&nem fontos: Töröld!

A nagy multitasking tévedés fénykorában még azt hittük, hogy ha egyszerre több dolgot végzünk párhuzamosan, akkor lesz eredményes a vállalkozásunk. A feszültség, a nyomás és az érzelmi leterheltség lehet a következménye annak, és energiavesztéssel jár, ha túl sok inputot engedünk be egyszerre. Ne félj elmerülni a flowban! A Toggl vagy a Clockify segítségével azt is meg tudod mérni, hogy mennyi időt fordítasz egy-egy tevékenységre!

Nem kell mindent elvetned! Gáborék is megtartották a jól működő gyakorlataikat, például a hírlevelezést. A Start-stop-continue elvét követve megvizsgálták, hogy mi az, amit be szeretnének vezetni (start), mi az, amivel fel kell hagyni (stop), és mi az, ami maradjon. Meghagyták így a jól működő csatornákat az ügyfélkommunikációban, mint például a direkt hívások, de felismerték, hogy ezek egy jól működő crm rendszerben automatizálhatók.

Időtudatos vezetőként te vagy a minta kollégáid számára, már kezdhetitek is átvizsgálni folyamataitokat. Gáborék saját fejlesztésű ügyfélkezelési rendszert vezettek be. Kipróbálhatsz ingyenes vagy kedvező árú CRM-rendszereket: rengetegen voksolnak a MiniCRMre, vagy a Zohora. A digitális eszközök révén rövidíthető, mérhető és értékelhető a kollégáid tevékenysége, gyűjthetsz statisztikákat is! Élvezd az időt és az energiát, ami felszabadul!

Így könnyen követhetjük, hogy mire kell fókuszálnunk, a 2. és 3. kategóriát pedig már rögzíthetjük is Trelloban! Miro-ban vizuálisan is megjeleníthetjük kollégáink számára a közös feladatokat, és bevonhatjuk őket a tervezésbe. Aki Microsoft környezetben komfortos, próbálja ki a sokoldalú MS To do alkalmazást.