Egy számlázásra képes applikációval rengeteg időt spórolhatsz meg a mindennapokban. Az egyesével történő, kézi „számlagyártás” igencsak körülményes lehet. Pláne akkor, ha netalán félreírsz valamit. Az új megoldásokkal viszont gyakorlatilag pillanatok alatt elkészülnek a bizonylatok, amiket rögtön továbbíthatsz is e-mailben az üzleti partnereidnek. Ez pedig nemcsak a saját munkádat, de az ügyfelekét is nagyban megkönnyíti. Így üzletmenetedet is pozitív irányban befolyásolhatod, hiszen a csökkent adminisztrációs terheknek köszönhetően sokkal több időt fordíthatsz az ügyfélkapcsolatok ápolására.
Tisztában van mindezzel Bretán Krisztina egyéni vállalkozó is, aki elmesélte, hogyan váltott.
„2014-ben indítottam a vállalkozásomat és hamar rátaláltam a Billingóra. Nagyon tetszett, hogy a Billingo egészen másként kommunikált, mint a többi app a piacon. Ráadásul az elmúlt időszakban nagyon sok újdonsággal jöttek ki. A Bankszinkronnal például egy felületen követhetem a beérkező utalásokat, amiket össze tudok párosítani a kiállított számlákkal, nem szükséges külön belépnem a netbankomba. Nagyon szeretem a Céginfót is, amelyből többek között egyszerűen kiválaszthatók az adott ügyféladatok a számla kiállításakor. A Kiadáskezelés is óriási segítség, KATÁsként pedig külön öröm számomra, hogy nemrégiben megújult és intelligensebb lett a KATA Asszisztens. Én a Billingo előfizetéses verzióját választottam. Nemrég pedig elkezdtem használni a Billingo Ads-et is, amellyel egyedire szabhatom a számlaletöltő oldalamat és üzeneteket helyezhetek el. A könyvelőm pedig a könyvelői fióknak köszönhetően bármikor rálát az elkészített számláimra. Azt is szeretem, hogy – a számlától a nyugtán át a díjbekérőig és az előlegszámláig – sokféle bizonylattípust készíthető a Billingóban. Természetesen ezek elektronikus változatai is kiállíthatók, az elkészült dokumentumok pedig bármikor letölthetők PDF-ben és ki is nyomtathatók. További előny, hogy az alkalmazás webáruházakkal, banki- és pénzügyi szolgáltatókkal, könyvelő programokkal, logisztikai rendszerekkel is összeköthető.”
A magyar fejlesztésű applikációt egyébként bárki használhatja, aki rendelkezik Billingo fiókkal (amire ingyenesen lehet regisztrálni). A Billingo app segítségével a felhasználó okostelefonjáról is kiállíthatja számláit, amit mobil blokknyomtatóval vagy Bluetooth-on keresztül rögtön ki is nyomtathat, illetve e-mailben vagy a Billingón keresztül online továbbíthat ügyfeleinek. Ha pedig a Billingóját előzetesen összekötötte a NAV Online Számla rendszerrel, akkor számla kiállításakor az az opció is kiválasztható, hogy a rendszer automatikusan teljesítse a kötelező NAV online számlaadat-szolgáltatást. Az automata kiadás- és banki tranzakciókövetéssel könnyedén monitorozhatók a költések és a banki átutalások. Továbbá a lejárt számlák is kezelhetők és a könyvelői kapcsolattartás is egyszerűbben megoldható. A Billingo asztali gépen, mobilappon és tableten is használható. Alapverziója ingyenesen elérhető, a plusz funkciók előfizetéses alapon, többféle csomagban, havi- vagy éves díjfizetéssel vehetők igénybe.
Vágó Jácint, a Hello Wild elnöke szintén megosztotta velünk saját történetét.
„Mivel egy kis civil szervezet vagyunk és minden munkatársunknak van főállása is, így különösen fontos számunkra, hogy megfelelően optimalizáljuk az egyes folyamatainkat – beleértve a számlázást is. Ezért olyan könnyen, bárki számára használható megoldást kerestünk, amit gyakorlatilag bárhol és bármikor igénybe lehet venni. Fő profilunk a túrázás, természetjárás, ebből fakadóan nem minden esetben tudunk online jelen lenni. Az automatizálásnak köszönhetően azonban a számla a jelentkezések kifizetése után „magától” elkészül. Így nem kell minden nap plusz erőforrást fordítanunk a megrendelések feldolgozására, a számlakivonat ellenőrzésére, a számlák elkészítésére és más hasonlókra. Mivel a Billingo a választott csomagtól függően tárolja is a számlákat, így a könyvelőnk egyszerűen hozzáfér mindenhez. Ugyanakkor a biztonság kedvéért minden számlát lementünk saját magunknak is. Azt gondolom, az okostelefonok ma már szinte életünk alapvető részét képezik, így érdemes kihasználni, hogy ezekkel a számlázás is bármikor megoldható. Ugyan a több funkciót is magában foglaló alkalmazáscsomagnak van előfizetési díja, de ez a befektetés mindenképpen megtérül, ha azt nézzük, hogy így a számlázásra szinte semmi időt sem kell fordítani.”
De korántsem a Billingo az egyetlen ilyen alkalmazás a piacon. Lássuk hát, miből lehet még válogatni!
Expensify
Az Andoid és iOS operációs rendszerre egyaránt elérhető, ingyenes applikáció SmartScan technológiájának köszönhetően korlátlan nyugtaszkennelést tesz lehetővé. Ez azt jelenti, hogy a felhasználó okostelefonjának kamerája segítségével olvashatja be a különböző számlákat és blokkokat. Ezzel egyrészt nincs szükség a kapcsolódó adatok manuális rögzítésére és feldolgozására, másrészt így a cég kiadásai is átláthatóbbá válnak. A beépített, többszintű jóváhagyási munkafolyamatok még tovább csökkentik az esetleges hibázási lehetőséget, a különféle felhasználói jogosultságoknak köszönhetően pedig megoldható, hogy csak a valóban illetékes dolgozók láthassák az egyes tételeket. A vállalati hitelkártyákkal történő szinkronizálás és az egyéni riportok pedig még inkább hozzájárulnak a költségek egyszerű és gyors áttekintéséhez. Sőt, az Expensify-on keresztül ma már repülőjegy, szállás és autó is lefoglalható, ami megkönnyítheti a céges utazások szervezését.
QuickBooks
Az applikáció segítségével nemcsak a számlázás oldható meg, hanem különféle kedvezményeket, fizetési feltételeket és egyéb adatokat tartalmazó, egyedi árajánlatok is létrehozhatók vele, amik az elfogadás után egyetlen kattintással számlává alakíthatók. Ezen felül a számla státusza is ellenőrizhető, így könnyedén kideríthető, hogy éppen esedékes, megtekintett vagy már kifizetett tételről van-e szó. Az esedékes vagy lejárt számlákról pedig személyre szabott, automatikus emlékeztető is küldhető a késedelembe esett ügyfeleknek. Az előrehaladási számlázási funkció révén pedig az adott projekt egyes mérföldköveinek teljesüléséhez igazítható a számlák kiállítása, a fizetések pedig bármikor, akár több okoseszközről is fogadhatók. A QuickBooks számlasablont is tartalmaz, de igény szerint egyéni számla is készíthető a vállalkozás logójával és színvilágával. Az előzetes számlakép révén pedig a tulajdonos azt is ellenőrizheti, hogy pontosan mit is látnak ügyfelei. Az alkalmazás havi- vagy éves díjas konstrukcióban használható, jelenleg ingyenesen kipróbálható, három hónapig pedig kedvezményes konstrukcióban vehető igénybe.
Billdu
A Billdu egyesíti a PDF nyugtakészítő, számlafigyelő és -készítő funkciókat. Az Andoid és iOS operációs rendszeren egyaránt futó alkalmazásba ötféle számlasablon is integrálásra került, amihez a saját, egyedi formátum kialakításához egyszerűen csak hozzá kell adni a cég logóját és képviselőjének aláírását, valamint a kiválasztott színt. Az elkészült dokumentumok pedig PDF-fájl formájában is megoszthatók és ki is nyomtathatók, így a különféle költségek folyamatosan nyomon követhetők és bármikor feltölthetők. A biztonságos mentés is garantált, és a felhasználó egyéb okoseszközeivel történő összekapcsolás is lehetséges. A költségmenedzsment funkció segít nyomon követni a kiadásokat, így szó szerint egy pillantással ellenőrizhető a cég egyenlege, valamint a kifizetetlen és a lejárt számlák is könnyedén követhetők. Az applikáció segítségével továbbá saját online áruház is kialakítható, de az ügyfelek igény szerint időpontot vagy szolgáltatást is foglalhatnak a használatával. Ugyanazon felhasználói fiókhoz pedig több vállalat és eszköz is hozzáadható. Sőt, a felhasználó arról is kap értesítést, hogy pontosan ki és mikor nyitotta és tekintette meg az adott számlát. Az alkalmazás Android-os és iOS-es készülékekre is telepíthető. Alapesetben fizetős konstrukcióban, többféle csomagban érhető el, de 30 napig díjmentesen használható.
Stripe
A komplett fizetési platform Adroid és iOS operációs rendszerre is elérhető mobilalkalmazásán a be- és kifizetésektől kezdve a vállalkozás üzleti teljesítményéig számos adat elérhető. Mivel a Stripe – a kapcsolódó felhasználói fiók létrehozásával – összeköthető a vállalkozó weboldalával, így a vásárláskor a számla is azonnal kiállításra kerül. Ez e megoldás tehát jól használható az online kereskedelemben és a kapcsolódó fizetések feldolgozásánál. Bizonyos funkciók – például a fióknyitás – ingyenesen elérhetők, illetve külön havidíj sincs, más műveletekért jutalékot kell fizetni. Az első 25 számla ingyenes, utána viszont ezek kiállítása is pénzbe kerül.
K. Édes Borbála, a Boast Magazine (UK) főszerkesztője és tulajdonosa is a Stripe mellett tette le a voksát.
„A boastmagazine.co.uk online fizetős magazin főszerkesztőjeként és tulajdonosaként mindenképpen olyan komplett megoldást kerestem, amely minden fontos funkciót, például a számlázást is magában foglalja. Bevallom, először egy kritikán aluli szolgáltatóba botlottunk bele, ezt követően viszont a Stripe-hoz való átállás pillanatok alatt megtörtént, minden nagyon gördülékenyen ment. Az online rendszert, ügyfélkaput lehet számítógépről is használni, de a Facile Pay nevű mobilalkalmazásban is lehet kezelni a Stripe-fiókot. A rendszerbe integrálva van egy könnyen kezelhető számlázóprogram is. A megjelenést a saját céghez lehet alakítani, ki lehet vele küldeni közvetlenül egy fizetési linket, után lehet követni a számlát és ha az ügyfél nem teljesíti a kifizetést időben, akkor emlékeztető levél kiküldését is be lehet állítani. Sokféle statisztikát, jelentést megnézhetünk a Stripe-fiókunkban a pénzügyeinkkel kapcsolatban, az éves bevételeket összesítve is letölthetjük – ezzel is megkönnyítve a könyvelést. Emellett össze lehet kötni a Xero nevű professzionális könyvelőprogrammal (amit szintén lehet weboldalba integrálni). Beállíthatjuk, hogy az adatokat a könyvelőnkhöz is továbbítsa a rendszer, még inkább megkönnyítve ezzel a saját munkánkat (is).”
Számlázz.hu
A webes formában elérhető megoldásnak Android operációs rendszerre kifejlesztett – a Számlázz.hu oldalán található információk szerint egyelőre béta verziós – okostelefonos applikációja is létezik, melynek felülete majdnem megegyezik az online változattal. Ennek demó verziója külön regisztráció nélkül is elérhető, de egyébként előfizetéses konstrukcióban működik. Az alkalmazásban négyféle számlakép közül lehet választani, amelyekre akár a vállalkozás saját logója is ráilleszthető. A számlázási fiók tulajdonosa különféle szintű jogosultságokat adhat más felhasználóknak, így egyszerre többen is számlázhatnak és a könyvelő is bármikor hozzáférhet a szükséges információkhoz. A NAV Online adatkapcsolathoz szükséges és más beállítások a Számlázz.hu online felületén tehetők meg. Egy bizonyos típusú előfizetés esetén például a bejövő – azaz a mások által az adott vállalkozás részére kiállított – számlák is láthatók az alkalmazásban. Érdemes még továbbá megemlíteni, hogy a Számlázz.hu és a Mostszámlázz.hu egy „termékcsaládba” tartoznak.
Bernáth Orsolya, a Szigetklíma Kft. családi vállalkozás adminisztrátorának esete jól példázza, milyen nagy segítséget jelent számukra ez a megoldás.
„Alapvetően a Számlázz.hu online verzióját vesszük igénybe, de időnként a kapcsolódó okostelefonos alkalmazást is használjuk. Mivel én a főállásom mellett látom el a családi vállalkozásunk adminisztrációját, ezért nem értettem a programhoz. A Számlázz.hu viszont az első pillanattól egyértelmű és könnyű kitöltést tett lehetővé. Használatával gyorsan elsajátíthatók a számlázáshoz szükséges tudnivalók, ma már bátran állítok ki belőle szállítói levelet is vagy mondjuk sztornózok. A számlázási rutint mindenképpen megkönnyíti, hiszen tárolja a vevők adatait. Még akkor is, ha nem állítottam ki nekik korábban számlát, de benne vannak a rendszerben. Így elkerülhető az adószám külön beírása és keresgélése. Mi a szolgáltatások és a könyvelői hozzáférés miatt a legmagasabb kategóriájú, úgynevezett profi fizetős csomagot váltottuk meg. Az okostelefonos verzió kapcsán mindenképpen nagy előny, hogy tényleg bármikor lehet vele számlázni. Esetemben például többször is előfordult már, hogy akár nyaralás alatt küldtem el az aktuális számlát valakinek. Ráadásul a kész dokumentum azonnal továbbítható az ügyfél e-mail címére, így nincs felesleges nyomtatás és papírhasználat és a partner is egyből el tudja magának menteni a számlát. Összefoglalva elmondható, hogy a mi életünket és a vállalkozásunk pontos számlázását jelentősen megkönnyítette az egész rendszer, felgyorsítva ezzel a kapcsolódó ügyviteli folyamatokat. Ugyanakkor a teljes képhez hozzátartozik, hogy én magam szívesebben használom a webes felületet, mivel ott könnyebben boldogulok.”
A modern kor sokakat saját módszerek kialakítására sarkall
Hogy milyen nagy szükség van az ilyen típusú megoldásokra, azt jól mutatja, hogy vannak olyan piaci szereplők, amelyek már saját fejlesztésekben is gondolkoznak.
Dén Mátyás András, az eHÁZ.hu projektvezetője az alábbiakba avatott be.
„Jelenleg alapvetően a Billingót használjuk számlázásra, de a tervek szerint hamarosan saját fejlesztésű alkalmazásra térünk át. Ennek elsődleges oka, hogy a saját felületünkön (eCÉG) tartjuk nyilván és adminisztráljuk a céges pénzügyeket. A jövőben itt szeretnénk valamennyi vállalati pénzügyi tevékenység adminisztrációját, a számlázástól kezdve a már most is használt számlajóváhagyáson keresztül az automatikus könyvelésig és a pénzmozgás tervezésig. Úgy gondolom, a különféle digitális ügyviteli szoftverekkel és applikációkkal hatékonyságnövelés érhető el cégen belül. Mi is ilyen szoftvert üzemeltetünk a hazai társasházkezelők és társasházak számára (eHÁZ). Azt látjuk és valljuk, hogy aki nem digitalizálja az ügymenetét, az bizony lemarad. Ennek első lépése pedig a cégek esetében a számlázás. Azon vagyunk, hogy a teljes könyvelési folyamatot automatizáljuk. Számlázás, bankszinkron és automatikus, valós idejű főkönyv – erre halad a világ. Egy cégnek manapság már nem az adminisztrációval kellene foglalkoznia – különösen, ha annak jelentős része automatizálható –, hanem a tényleges munkavégzéssel és az ügyfelekkel. Véleményem szerint a nyomtatott számlák kora már lejárt. A számla valójában az az adat, amit egy kattintással ki lehet egyenlíteni és nyilván lehet tartani egy könnyen kezelhető, átlátható felületen. Ugyanakkor az adatvédelem kérdéskörét kiemelten fontosnak tartom. Én például semmiképpen nem szeretnék a céges pénzügyekről, számlajóváhagyási szokásainkról és egyéb tervezési folyamatokról egy harmadik fél számára információkat szolgáltatni.”
Miért érdemes belevágni?
Összefoglalva elmondható, hogy mivel a számlázás mindig is kiemelt szerepet játszott a cégek életében, így ez tipikusan az a terület, ahol mindig érdemes még tovább fejlődni. A digitalizáció hatása alól pedig a vállalkozók ebben a tekintetben sem vonhatják ki magukat. Ráadásul 2020-ban a kapcsolódó jogszabályok is módosultak, amelyek szintén hozzájárultak az online számlázás elterjedéséhez.
Szerző:
Bodnár Zsófia – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség
