„A pénzügyi tervre próbáljunk egyfajta térképként gondolni, mely segít eligazodni, hogy megfelelő irányba tartunk-e”, avagy miért fontos a vállalkozásoknak a pénzügyi terv?
Ki ne hallott volna már a vállalkozások egyik alapkövéről, a pénzügyi tervről, melynek elkészítése nem a legegyszerűbb feladat, és mondhatni elég időigényes is, de létjogosultsága vitathatatlan. Cikkünkben annak jártunk utána, mit is takar pontosan ez a fogalom, hogyan kell jól megcsinálni, és milyen buktatói vannak egy rosszul összerakott pénzügyi tervnek? A pénzügyi tervről, annak részeiről, illetve a pénzügyi folyamatok figyelemmel kíséréséről Kovács Tímeával, az Emt Könyvelő Kft. ügyvezető könyvelőjével és Turay Diával, a Bookkeepie pénzügyi és operatív működésért felelős vezetőjével beszélgettünk.
Amit maga a fogalom átfogóan takar
A pénzügyi terv egy olyan eszköz, amivel a vállalkozások saját jövőbeli helyzetüket és teljesítményüket próbálják meghatározni, előre jelezni és elemezni, illetve pénzügyeiket rendszerezni. Elkészítésétől sok vállalkozó ódzkodik, mivel elég komplex feladat. Turay Dia azonban azt mondja, nem kell megijedni tőle, próbáljunk inkább egyfajta térképként rágondolni, mely segít eligazodni, hogy megfelelő irányba tartunk-e. A pénzügyi terv ugyanis konkrét számokkal alátámasztva kijelöli az irányokat és célokat, és segít előre látni a pénzügyi nehézségeket. Egy jól felépített pénzügyi terv, illetve a terv teljesülésének nyomon követése segít, ha bevételeinket szeretnénk növelni, költségeinket csökkenteni, vagy akár akkor, ha új értékesítési csatornákról szeretnénk vevőket bevonzani. A lényeg a tervezés és a visszamérés annak érdekében, hogy lássuk, hol tartunk az eredeti tervünkhöz képest. Ha saját részre készítjük, szorítkozhatunk a tömör lényegre is, ám ha partnereknek prezentáljuk, részletes kidolgozás szükséges.
A szakértők nem győzik hangsúlyozni, milyen fontos, hogy a vállalkozások kiemelt figyelmet fordítsanak a terv elkészítésére, melyet objektíven és átláthatóan kell elkészítenünk. Kovács Tímea könyvelő úgy gondolja, hogy annak, akinek vállalkozása van, muszáj tisztában lennie az alapvető pénzügyi dolgokkal, melyek nagyban befolyásolják egy vállalat működését. Ide tartozik például, hogy mit jelentenek pontosan egyes követelések és kötelezettségek egy cég életében, mennyire nyereséges vagy veszteséges a vállalkozás vagy éppen, hogy milyen mértékű járulékok terhelhetik a kifizetni kívánt béreket. „Tudom, ezeket mind a könyvelő számolja, de ha ezekkel nem vagyunk tisztában a vállalkozásunkban, nem tudunk megfelelően tervezni, megfelelő mértékben növekedni és egy cég nem lesz költséghatékony. A legfontosabb, hogy ez mind saját érdekünk.” – mondja Tímea.
De miért is saját érdekünk a pénzügyi terv elkészítése?
– mondja Dia.
Fontos tudnunk, hogy nem kell egyedül megcsinálni a pénzügyi tervet, hiszen bevonhatunk szakértői segítséget is pl. könyvelőket vagy pénzügyes szakembereket. Tímea, aki regisztrált mérlegképes könyvelő is az Emt Könyvelő Kft-nél azt javasolja, a legjobb, ha a dolgok mélyére és érdemi részébe saját magunkat is alaposan beleássuk, mert ezáltal vállalkozóként nem leszünk kiszolgáltatva egy külsős személynek, ha például az eredményességünkről kérdeznek, sokkal jobbak leszünk az árképzésben vagy például a cég életét meghatározó költségek számolásakor az amortizációt sem fogjuk figyelmen kívül hagyni. „ A mérleg és eredménykimutatás megtervezése a várható adóterhek kiszámítása miatt szükséges. Itt már számolni kell olyan tételekkel is, mint például a vállalkozás könyveiben szereplő eszközök értékcsökkenése” – teszi hozzá Dia.
A pénzügyek folyamatos, időszakos figyelemmel kísérése létfontosságú
Nem elegendő csupán elkészíteni egy tervet, hanem annak eredményességét és hatékonyságát folyamatosan figyelemmel is kell kísérni. Ilyenkor ismeretessé válik, ha esetleg előfordultak az eredeti tervektől való eltérések és a háttérben rejlő okokra is fény derül. Fontos, hogy ha eltértünk az eredeti tervtől, azok okát kielemezzük havi rendszerességgel, mert ennek függvényében nyerhet értelmet, miért teljesítettünk egyes időszakokban alul vagy éppen felül.
„ A teljesítményértékelésekkel finomhangolhatjuk is a következő időszaki terveket, hiszen előfordulhat, hogy például egy külső körülmény megváltozott a tervezetthez képest. Minél inkább valós időben értesülünk az eltérésekről, annál hamarabb tudunk beavatkozni és a helyes irányba állítani a hajót ” – tanácsolja Dia.
„ Alapvető fontosságú, hogy kérjünk időszakosan kimutatásokat , de legrosszabb esetben is fél évente. Mindezt azért, hogy lássuk saját magunk is, hogyan áll a könyvekben vállalkozásunk, hiszen a nyereség sosem egyenlő azzal, ami a bankszámlánkon van. Ahhoz, hogy év végén ne érjen meglepetés, negyedévente lenne ideális megnézni az eredményt ” – javasolja Tímea is.
Mit tartalmazzon mindenképpen a pénzügyi terv?
- bevételek
- költségek
- beruházási terv
- hitel vagy egyéb források terve
- cash-flow terv
- mérleg
- eredménykimutatás
- fizetendő adók és járulékok
- fedezeti pont
A bevételeknél kalkulálni kell a potenciális vevőkkel, és hogy hogyan és milyen csatornákon keresztül történik az értékesítés. Tartalmaznia kell, hogy pontosan mit értékesítünk, illetve milyen áron. Ha több csatornán keresztül értékesítünk, bontsuk is nyugodtan ki a részleteket. A költségekkel azért fontos számolni, hogy tudjuk, mennyi pénz kell bizonyos termékek előállításához vagy szolgáltatások nyújtásához. A költségek és ráfordítások terve tartalmazza, hogy a vállalkozás elindítása, vagy épp fenntartása milyen folyamatos, illetve eseti költségekkel jár, ebből melyik az, ami fix összegű és melyik változó (valamilyen tényezőtől, például értékesített mennyiségtől függ a mértéke). Itt jelenhetnek meg például a bérek (és a kapcsolódó járulékok és adók) vagy alvállalkozói díjak, az iroda bérleti díja, vagy a számlák formájában megnyilvánuló rezsi.
Induló vállalkozás esetén nagyon hasznos a fedezeti pont elérését is megtervezni. A fedezeti pont azt az állapotot jelenti, amikor a vállalkozás bevételei éppen fedezik a költségeket, vagyis ettől a ponttól kezdve tudunk nyereséget elérni. Ez azért fontos, mert ameddig nem éri el a vállalkozás a fedezeti pontot, a költségeket valamilyen forrás bevonásával kell fedezni. Ilyen forrás lehet a tulajdonosok által a vállalkozás rendelkezésére bocsátott tőke vagy kölcsön, pályázat, esetleg hitel. A pénzügyi tervben a beruházási terv a megvásárolni kívánt eszközökre (ingatlan, gép, készlet, stb.) fókuszál, azaz arra, hogy mindezeket milyen finanszírozásból kívánja megvásárolni egy vállalkozás, illetve meddig tervezi használni ezeket.
A vállalkozások életében amint összeáll a bejövő és kimenő pénzáramlások terve (cash-flow), akkor ez segítség lehet abban, hogy be lehessen azonosítani, ha egy adott időpontban nincs elegendő pénz a vállalkozásban. A bevételek és kiadások különbségeként kalkulált összeg a vállalkozásban elérhető szabad pénzeszköz – éves cash-flow terv esetén a havi szabad pénzeszközök összege a mérleg “pénzeszközök” sorának változásával kell megegyezzen, hiszen 1 év alatt ennyi szabad pénzeszköz keletkezik a vállalkozásban.
A pénzügyi terv részét képző mérleg azt mutatja be, hogy milyen vagyona van a vállalkozásnak a gazdasági év (ami a legtöbb esetben a naptári év) utolsó napján. Itt látható, hogy mire került felhasználásra a vállalkozás pénze (eszköz oldal), illetve, hogy ez a pénz honnan származott (forrás oldal). A mérleg neve „beszédes”, hiszen két oldalból áll, mely mindig egyensúlyban van egymással.
Az eredménykimutatás megmutatja, hogy az adott gazdasági év során a vállalkozás milyen és mekkora eredmény tudhat magáénak, azaz nyereséges vagy veszteséges volt e. Az eredmény több szinten is értelmezhető: az üzemi eredmény csak a tevékenységgel kapcsolatos bevételeket és költségeket veszi figyelembe, a pénzügyi eredményben ezzel szemben megjelenik például a hitel költsége, vagy az olyan bevételek is, mint például devizaváltásból származó bevétel. Az üzemi és a pénzügyi eredmény együtt adja a vállalkozás adózás előtti eredményét, amely után adót kell fizetni. Az adók levonásával kapott adózott eredmény felhasználásáról a tulajdonosok dönthetnek: osztalékként kiveszik a vállalkozásból, vagy a vállalkozás vagyonát gyarapítandó, tovább viszik a következő évre.
A jól használható pénzügyi terv legyen realista, tehát lényeges a valóságnak megfelelően belőni a célokat. Célszerű mindent táblázatban – például Excelben – vezetni, és ebben nyomon követni a kitűzött célok teljesülését. Mindenképpen részletezzük az egyes tételeket, azért, hogy láthatóvá váljon, ha valamiért eltérünk az eredeti elképzeléseinktől. Pénzügyi tervünk legyen mindig naprakész, hiszen, ha nem követjük nyomon folyamatos jelleggel, hatalmas eltéréseket figyelhetünk meg egy idő után benne, és a folyamatos monitorozás és az adatok vezetése értelmetlenné válhatnak.
A pénzügyi terv elkészítésénél érdemes több alternatívával is készülni. Ne csak egyféle forgatókönyvünk legyen, hanem legalább két-három alternatív tervvel is rendelkezzünk, melyek a vállalat számára kritikus külső körülmények drasztikus változásával is kalkulálnak.
Ha úgy érezzük, kérjük szakember segítségét a terv elkészítéséhez
A pénzügyi terv megírása nagyobb cégeknél a pénzügyi vezetőre hárul, kiemelendő azonban, hogy elkészítése nem teljes egészében a könyvelő feladata. Kovács Tímea ügyvezető azt tanácsolja, hogy ha kisvállalkozóként már terhesnek érzi valaki a pénzügyek teljeskörű intézését és a határidők folyamatos figyelését, akkor mindenképpen érdemes szakember támogatását kérni a témában. „ Segítséget fontos kérni, és itt nem kell feltétlen mindig 8 órásalkalmazottban gondolkozni. Lehet, hogy egy részmunkaidős tanácsadó szakember lesz a megoldás, de a segítség érkezhet például egy virtuális asszisztens által is. Ahhoz, hogy igazán sikeres vállalkozó legyen valaki, muszáj foglalkoznia az adminisztráción kívül a pénzügyekkel, számvitellel, adózással is alap szinten. Ezt nem kell azonban tehernek érezni, hanem a siker egyik kulcsának. Ha pedig a cég növekedik, minél hamarabb vegyünk igénybe megfelelő szakembereket, kérjünk és fogadjunk el segítséget ezen szakterületeken ” – fogalmazza meg ajánlásait Tímea. Turay Dia szerint fontos, hogy a pénzügyi terv gyakorlatias és átlátható legyen, melynek létrejötte, illetve folyamatos aktualizálása összehangolt csapatmunka eredménye.
Dia és Tímea 9 tippje a költségek megspórolásához, a bevételek növeléséhez és az ideális pénzügyi helyzet fenntartásához:
- Több termék/szolgáltatás esetén fontos a tisztán látás, azaz, hogy melyik mennyire jövedelmező, és ha kell, tessék szűkíteni, racionalizálni a palettát
- A bevételeket számos értékesítési technikával lehet növelni pl. csomagajánlatokkal, 9-esre végződő árakkal, ingyenes kínálattal, csali termékekkel, korábbi ingyenes szolgáltatásokra díj bevezetésével, sürgősségi felár alkalmazásával
- Amikor lehetőség van rá, érdemes a szállítókat versenyeztetni
- Célszerű mindig több ajánlatot összehasonlítani
- Folyamatosan nyomon kell követni a költségek alakulását
- Ajánlatos automatizálni, amit csak lehet és AI megoldásokat alkalmazni
- Az időszakos kimutatások kérése a költségekről létfontosságú
- Fontos mindig tisztában lenni a saját pénzügyekkel, és ha a helyzet indokolja, könyvelő vagy pénzügyes szakember segítségét kell kérni
- Újonnan létesült vállalkozások esetén is lényeges egy nagyságrendi pénzügyi tervet készíteni, mert nélküle a könyvelő sem fog tudni megalapozottan javasolni egy, a cég számára optimális vállalkozási, illetve adózási formát.