9 gyakorlati tipp a távmunkához

A koronavírus, vagy rövidebb nevén CoVid-19 terjedése nagyon gyors ütemben történik, a világjárvány gyorsan megváltoztatta azt is, amit a hétköznapokról gondolunk vagy amit megszoktunk. Magánéletben és az üzleti életben egyaránt. Ahhoz, hogy sok vállalkozásnál ne álljon meg az élet, az irodai munkáról távmunkára rendezkedtek be.  A távmunka talán legnehezebb része, hogy az ember alapvetően társas lény, az üzleti életben is azt szoktuk meg, hogy személyesen találkozunk és bizalmat építünk a közvetlen érintkezéseken keresztül.

A cikk szerzője az AbilityMatrix, gyakorló távmunkások, 8 éve dolgoznak ebben a formában. Most azokat az eszközöket, “best practice”-eket osztják meg velünk, amelyeket az évek alatt, saját bőrükön tapasztalva tanultak meg.

Az alapok:

1. A távmunka nem fix 9-5 rendszerben működik. Egyszerűen nem lehet így csinálni. A távmunka során feladatokat hozunk létre, megadjuk a határidőt, megbecsüljük a feladatra fordítandó időt, majd kiadjuk azt végrehajtásra. Azt is mondhatjuk, hogy célvezérelten működünk, mikromenedzsmentre nem nagyon van lehetőség.
2. Fontos a pontos adminisztráció/projektmenedzsment/feladatkezelés. Mivel a munkatársak nem ugyanabban a helyiségben vannak, a munka koordinálása és összehangolása extra erőfeszítést igényel. Jó esetben már egyébként is vannak ilyen rendszerek napi használatban, ha mégsem, ez egy kiváló alkalom arra, hogy elkezdjétek magatokat jobban adminisztrálni. A legkisebb lépés a Trello nevű feladatkezelő program. A Breeze-t projektek, feladatok nyomonkövetésére és a munkaórák nyilvántartására használjuk házon belül. Rengeteg egyéb megoldás is létezik, ezek közül a legolcsóbb valószínűleg egy Excel Sheet vagy Google Sheets fájl.
3. A távmunka elszigeteltté tehet. Sokszor egyedül érezheted magad, ha sokáig dolgozol távmunkában. Ha nem lenne a CoVid-19 helyzet, azt tanácsolnánk, látogass el kávézókba vagy coworking irodákba, ahol emberek között dolgozhatsz. Az átmeneti időszakban, alternatív megoldás lehet a Discord. A Discordot elsősorban gamerek használják, de az az opciója, hogy mindenki hall mindenkit,  olyan csapatok számára is tökéletessé teszi, amelyek tagjai távol vannak egymástól. Folyamatosan online lehetsz a többiekkel egy időben, és ez azt az érzést keltheti benned, mintha egy szobában lennétek.
4. Minden meetingnek vagy megbeszélésnek (hívásnak) videóhívás formájában kellene zajlania. A szemtől szembeni találkozókat nem lehet pótolni, viszont videóhívások segítségével elég jól tudod helyettesíteni az élményt. Ha felmerül valamilyen probléma vagy kérdés, amely több magyarázatot igényel egy rövid szöveges üzenetnél, akkor azt javasoljuk, hogy videóhívásban beszéljétek meg. Sokkal könnyebben fejezik ki magukat az emberek videóhívásokban, láthatóvá válik a mimika és néhány non-verbális jel is. A mosoly, egy vicc is jobban ül videóban.
5. Egy videóhívás folyamán mindig győződj meg arról, hogy mindenki használja a kamerát. Néhány különleges esettől eltekintve illetlenség (nálunk) csak csendben megfigyelni a beszélgetést. Legalább a hívás elején integessünk egyet a résztvevőknek.
6. Napi rendszerességű videóhívások. Minden nap, akár csak egy rövid 10-15 perces megbeszélés legyen a csapattal. Erősíti a kohéziót, és lehetőséget ad arra, hogy jobban megismerjék egymást, erősödjön vagy megmaradjon a bizalom.
7. Legyen egy azonnali üzenetküldő platform, amely kizárólag munkacélú. Mindenkinek lehetnek kérdései, amelyekre gyorsan és azonnal kell válaszolni. Mi a Slacket használjuk erre, van egy csatornánk, amelyen bármit megosztunk, kiírunk, kérdezünk amit szeretnénk. Minden más esetben a projekt dedikált csatornájában lehet kommunikálni. A “random” elnevezésű csatornán a viccestől a meghökkentőig tényleg bármit posztolni szoktunk. Itt lehetőség van arra is, hogy a mindennapi problémáinkat osszuk meg kollégáinkkal, például “Szerintetek össze tudok-e állítani egy IKEA ruhásszekrényt teljesen egyedül?”.
8. Mindez elsőre furcsa és kényelmetlen lehet, így türelmesnek kell lenni. Ragaszkodni kell szabályokhoz és ki kell tapasztalni, hogy nektek mi működik és mi nem.
9. Fontos a bizalom. Az emberek dolgozni fognak. A munka szenvedély és önmegvalósítás. Ha nem akarnak dolgozni, akkor “home office-ból” sem fognak dolgozni. Ők az irodában is megtalálják a módját, hogy kihúzzák magukat a feladat alól. Az egyetlen különbség az, hogy ezek az emberek nem tudnak többé elrejtőzni. Tehát bárki, aki rosszul teljesít, az nem a távmunka miatt teljesít rosszul. Csak most már látszik. Ez a különbség.

Eszközök kigyűjtve, amikre a cikkben hivatkoztunk:

1. Whereby: Videóhívásokra használjuk. Nem kell telepíteni, egyszerű a használata.
2. Slack
3. Breeze
4. Trello
5. Kaptivo: táblakamera, amely felveszi és közvetíti ami a táblára kerül.
6. Office 365
7. Google-alkalmazások
8. Discord
9. Whiteboard applikációk: Microsoft, AWW, Miro

Szerzőről:

Tolnai Ákos 2011-ben Amerikában alapította az AbilityMatrix tanácsadó céget, amelynek fókusza új innovációk piacképessé tétele és piacra vitele. Az AbilityMatrix agilis üzletfejlesztési módszertanával elsősorban informatikai fejlesztőcégeknek, nagyvállalatoknak, valamint B2B startupoknak segít az értékesíthető termékek priorizálásában, a megfelelő piaci validálásban, valamint új piacokon szisztematikus lead generálásban.

Hogyan működhet távmunkával is hatékonyan egy vállalkozás? Nézd meg a videót!