7 hasznos tipp az érintésmentes számlázáshoz

Billzone

Idén március közepétől minden vállalkozás működését jelentősen érintő változások léptek életbe. Hogyan érintik ezek a változások a számlázást? Bár a kijárási korlátozás ettől a héttől kezdve már Budapestet sem érinti, az elővigyázatosság és az érintésmentes ügyfélkontaktus fenntartása továbbra is javasolt.

A koronavírus sok helyen megváltoztatta a munkavégzés módját, korábban sosem látott mértékben tértek át a cégek egyik napról a másik a home office-ra, és minimalizálták a személyes kontaktust igénylő helyzeteket. Az elmúlt időszakban számos intézkedés került bevezetésre, melyek többek között arra irányultak, hogy a vírus visszaszorítása érdekében minél kevesebb személyes érintkezés történjen, ezért az egyes vállalkozások számára a digitalizáció, az online tér és a felhő használata lett a válságkezelés egyik legfontosabb és legkiemelkedőbb eszköze.

1.Értékesíts online!

Azok a vállalkozások, amelyek olyan áruk értékesítésével foglalkoznak, amelyek webshopon keresztül is értékesíthetők, azok számára most adott a lehetőség, hogy teljes mértékben átálljanak a kizárólag online értékesítésre. Keress egy jó webáruház szolgáltatót és minél előbb indítsd el a webshopodat! Akár bővítheted is a termékpalettádat olyan termékekkel, amelyek most keresettebbek és be tudod szerezni őket: ilyen például az élelmiszer vagy tisztítószer, higiéniai szerek. Ha szolgáltatást nyújtasz, akkor most lehetőséged nyílhat arra, hogy egyes szükségek felértékelődésével az általad nyújtott szolgáltatás iránt megsokszorozódhat az igény, ilyen lehet például a bevásárlás szolgáltatás, futár szolgáltatás vagy fertőtlenítési szolgáltatás.

2. Számlázz otthonról!

Válassz online számlázót, amelyet nem kell telepíteni, hanem a felhőből éred el a szolgáltatást. Így bármikor, bármilyen helyzetben és bárhol tudsz számlát kiállítani, akár otthonról is a „home office” időszakában. További előnye, hogy a kollégák is tudnak számlázni otthonról, nincs az irodád helyhez kötve, hiszen az online számlázó akár több számítógépről is elérhető, így egy cégtől akár többen is kiállíthatnak vagy kezelhetnek számlákat.

Az online számlázó használata nincs időhöz kötve, nem kell munkaidőn belül kiállítani a számlákat. Ez most a gyermekes dolgozó szülőknek remek segítség lehet, ugyanis a számlák kiállíthatók azután is, hogy a gyerekek már lefeküdtek aludni.

A jelenleg gyorsan változó törvényeket, jogszabályokat az online számlázó követi helyettünk, minden verziófrissítéssel automatikusan jár az aktuális törvényi megfelelés, nem kell külön fizetni a jogszabálykövetésért és gondoskodni a szoftver legújabb verziójának beszerzéséről és letöltéséről. 

A telepítéssel egyébként sem kell bajlódnunk, hiszen a programot nem kell letölteni a számítógépünkre, azt az online térben, webes felületen keresztül érhetjük el. Csupán egy internetkapcsolatra van szükségünk, amellyel a böngészőben megnyithatjuk az online számlázót. Szinte már minden eszközön elérhetők az ilyen alkalmazások: számítógép, tablet, okos telefon.

3. Küldj e-számlát!

Amellett, hogy az elektronikus számlázás környezettudatos és költségkímélő számlázási módszer, most előtérbe került még egy fontos szempont is, miszerint érintésmentesen lehet elektronikusan számlázni. E-számla esetében a számla a kiállítás és a befogadás pillanatában is elektronikus, azaz nem kell kinyomtatni, beborítékolni, postára adni és eljuttatni a vevőhöz papíron a számlát. Az e-számla kiküldhető a partner részére e-mailen keresztül vagy online számlázó esetében a rendszeren keresztül értesíthető az ügyfél a számlakiállításról, amit letölthet a felhőből. Utóbbi esetben számlakibocsátóként nyomon tudod követni a számlád státuszát, azaz, hogy a számlabefogadó a számládat mikor töltötte le és fogadta azt be.

4. Fizetési mód: érintésmentesen

Számlázás előtt egyeztess a partnereddel arról, hogy minden esetben előnyben részesíted az érintésmentes fizetési módot. A készpénzfizetés mellőzése erősen ajánlott jelen helyzetben, ezért, ha megoldható, akkor vevőd válassza a banki átutalást vagy a bankkártyás fizetést és ezt tedd is elérhetővé számukra. A kártyával történő fizetés esetében a PIN kód bekérési limit határa megemelésre került, így teljesen érintésmentesen teljesíthető egy-egy ügylet. A számlán átutalást vagy bankkártya fizetési módot tüntess fel!

5. Szállítás és kézbesítés mód: érintésmentesen

A fizetési mód mellett a szállítási módot is igazítsd a jelenlegi helyzethez: a személyes áruátvételt lehetőség szerint minimalizáld, a szolgáltatás nyújtása során tarts be minden higiéniai előírást, amennyiben azt személyesen végzed. Használj csomagküldő szolgáltatásokat a kézbesítésre, a postai kézbesítés során új eljárásrend került bevezetésre, amely szerint közvetlen fizikai kontaktus nélkül, azaz aláírás nélkül vehetik át a postai küldeményeket a fogadó felek.  A számlán a szállítási díj külön soron szerepeltethető, amennyiben közvetített szolgáltatást veszel igénybe, akkor azt szintén jelezni kell záradék formájában.

6. Könyveltess távolról

A személyes találkozás helyett könyvelődnek küldd el digitálisan, email-ben a számlát vagy online számlázó esetében jogosultságot adhatsz számára a számláid hozzáféréséhez. Ezzel a módszerrel a kiállított számlákat nem szükséges személyesen átadnod a könyvelő részére, elegendő letöltenie a számlák feldolgozásához, könyveléséhez. Számlázó program használata során a NAV Online Számla adatszolgáltatás is megtörténik automatizáltan a számláidról, ezzel sem kell foglalkoznod.

7. Személyes ügyfélszolgálat helyett online ügyintézés

Amennyiben vállalkozásod ügyfélszolgálatot üzemeltet, akkor most érdemes szüneteltetni a személyes ügyfélfogadást, minimalizálni a szociális érintkezés lehetőségét. Az ügyintézést az online térbe célszerű terelni, azaz e-mail-en és telefonon tudod fogadni a bejelentéseket, kérdéseket. Használhatsz olyan eszközöket, mint a chatbot vagy videóchat, illetve a dokumentumok hitelesítéséhez a digitális aláírás vagy egyre népszerűbb hitelesítési applikációk állnak rendelkezésre.

Összefoglalva

A kereskedelem kétségtelenül átalakult pár hónap leforgása alatt. Megnövekedett az e-kereskedelem, a biztonság mindennél jobban felértékelődött. Bizonyos vállalkozások úgy tudnak csak fennmaradni, hogyha váltanak vagy az online térbe költöznek, a teljes vagy részbeni digitalizáció útjára lépnek. Ehhez szeretne segítséget nyújtani minden vállalkozásnak a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó, hiszen az online kereskedelem egyik masszív pillére az online és elektronikus számlázás.

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!