10 tipp a home office kialakításához

Olvasási idő 5 perc

Home office? Remote? Távmunka? A koronavírus gyors terjedése és világjárvánnyá alakulása miatt, sok vállalkozás, üzlet zárt be, a szerencsésebbek pedig egyelőre “csak” átállni kénytelenek az otthoni munkavégzésre. Mégha eddig ismeretlen volt is bárki számára ez a fogalomkör, és úgy érzi, hogy nem túl komfortos az átállás, fókuszáljon a pozitív oldalára: ti még megtehetitek! A cikkben gyakorlati tanácsokat gyűjtöttünk össze, ami megkönnyítheti a home office bevezetését akkor is, ha a nulláról vágtok bele.

A cikk szerzői, a BP Digital SEO ügynökség munkatársai már a kezdetektől ismerik a remote, azaz home office munkavégzést, annak minden előnyével és hátrányával, így hasznos tippeket adnak most a gyors átszerveződéshez.

Magyarországon elég kevés helyen volt eddig lehetőség a távmunkára, így sem annak etikett szabályaival, sem az alapvető feltételeivel nincsenek sokan tisztában, pedig nem is olyan nehéz kivitelezni, és a jövőben erre biztosan nagy szükség is lesz. Nagyobb, mint bármikor.

Elöljáróban annyit, hogy a rendszer felállítása, és mind a vezetőség, mind a munkatársak home office-ra való átszoktatása türelmet igényel – mindenki részéről. De ezekben a nehéz időkben a minimum, hogy odafigyelünk egymásra, segítjük egymást, hiszen ez lehet a záloga a hosszútávú túlélésnek és az üzletünk sikeres továbbvitelének.

Home office lépésről lépésre

1.   A megfelelő környezet

Lényeges, és a törvény által is elő van írva, hogy akkor végezhető távmunka, ha erre az otthoni környezet alkalmas, tehát a feltételek az irodaihoz hasonlóak. Éppen ezért alakítsunk ki egy sarkot, kis irodát, ami csak ezt a célt szolgálja, ami csendes, nincsenek zavaró, és figyelem elterelő tényezők. Ahol elférnek az iratok, a laptop, mint munkaeszköz, és, bármi, amire még szükség lehet. A munkakörnyezet tehát legyen ergonómikus.

2.   A munkavégzés eszközei

Természetesen kell a laptop, notebook, céges telefon, amin dolgozni tudunk, és jó esetben a “céges gép” már a home office bevezetése előtt rendelkezésre állt. Ezt haza kell vinni. Ha nem volt céges laptop, még nem késő beszerezni, mert nem mindenkinek elég stabil vagy korszerű a privát laptopja, illetve lehet, hogy nem csak ő használja a családban.

Az eszközön legyenek elérhetőek a vállalkozás szoftverei, táblázatai, adatai stb. És el is érkeztünk az egyik kardinális ponthoz.

3.   Szoftverek, felhő

A home office-hoz elengedhetetlen, hogy internet alapon működjön minden. Vagyis nagy probléma, ha a céges hálózat csak “bent“ (az irodában) érhető el. Ha van olyan cégen belüli hálózati erőforrás, ami a munkához elengedhetetlen, pl NAS vagy helyi szerver, érdemes egy informatikussal konzultálni annak távoli eléréséről (pl RDP), vagy felhőbe költöztetéséről.

Manapság a Google segítségével könnyedén dolgozhatunk dokumentumokon, táblázatokon (Google Sheets), és bárki számára elérhetővé válnak a szükséges iratok, ha megadjuk hozzá a jogosultságot. Ezekben remek adminisztációs felületek is kialakíthatóak, így rálátunk a munkavégzés menetére.

Itt szükség lehet egy jól átgondolt mappa struktúrára, amit mindenki praktikusan tud használni. Ha ez megvan, 1-2 nap után már szinte automatikus lesz “hova kell kattintani” a fájlokért.

4.   A struktúra védelme

Persze az adatok védelmére oda kell figyelni, céges szinten jó megoldás lehet a 1Password használata, amely megkönnyíti a belépéseket. Át kell gondolni, milyen külsős cégeknek kell hozzáférést adnunk, pl könyvelő férjen hozzá a scannelt számlákhoz Google Drive-on, de nem kell látnia a munkával kapcsolatos file-okat, dokumentációkat.

A védelmet fokozhatjuk virtuális magánhálózat, azaz VPN létrehozásával is.

Mindez elsőre bonyolultnak tűnhet, de egy IT-s ismerős vagy belső munkatárs egy-kettőre segít megoldani ezeket a kérdéseket.

5.   És mindezt hol kommunikáljuk le?

Mivel a lényeg az, hogy térben nem találkozunk egymással, szükségesek a jó online kommunikációs csatornák és eszközök. Számos ilyen létezik, amelyeken nemcsak beszélgetni tudunk, vagy videokonferenciát tartani, hanem a file-okat megosztani, szervezni az üzleti életünket. Hogy csak két általunk használt és kedvelt programot említsünk: a Slack és a Google Hangouts is kiváló lehet erre.

Fontos, hogy tartsuk magunkat ezekhez, ne írogassunk rá a másikra Facebookon munkaügyben. Legyen egy vagy két, csak a munkára használt csatorna. Ennek egyik oka, hogy a home office miatt eleve összefolyik a magánélet és a munka, ne tetőzzük ezt azzal, hogy “zaklatjuk egymást” minden lehetséges fórumon.

6.   Mennyit meetingeljünk?

Ez nagyon profil függő. Kezdetben, amíg beállnak a munkamenetek, természetes, hogy több egyeztetésre lesz szükség. Később azonban figyeljünk arra, hogy ha két embert érint egy probléma megbeszélése, akkor ne kelljen az egész csapatnak az idejét rabolni egy konferencia hívással.

Érdemes megegyezni, fix pontokban, értekezlet időpontokban, amikor biztosan mindenki gépközelben van (bár a legtöbb alkalmazás telefonon is elérhető).

7.   Feladatkezelő szoftverek, munkaprogramok

Nagy segítségünkre lehetnek a különböző feladat felosztó programok, munkakezelő felületek, mint az Asana vagy a Monday.com. Ezeken mindenki mindig látja az elvégzendő feladatokat, illetve csoportszinten is áttekinthetők az elvégzendő projektek. Talán ezeknek a kiismerése a legidőigényesebb, ha a csapat nulláról indul. Kitartás, mert bele lehet jönni!

8.   Időmenedzsment

A home office nem egy klasszikus 9-5-ig történő dolog. Ez az egyik előnye, és talán nehézsége is. El kell felejteni a berögzült dolgokat, és megadni a bizalmat mások felé. A munkaidő kissé új értelmet nyer, és nem szabad azon pörögni, hogy vajon a kolléga két feladat között csinált-e mást is. Az előbb említett szoftverek ezért jók: ha tisztázva van a munka, és ahhoz pontos határidők vannak szabva, akkor mindenki tudja, mi az elvárás. Tehát munka van, nem munkaidő. Itt is segítségül hívhatunk programokat (Toggl, Everhour), amelyek nem az ellenőrzést szolgálják, sokkal inkább, hogy saját hatékonyságunkat növeljük, és ne kalandozzunk el.

Jelen helyzetben, mindenki felmérte már, mekkora érték, hogy van munkahelye és munkája – nem fogja azt kockára tenni a felületes, vagy nem precíz végeredménnyel.

9.   Rutinok megtartása

Bár a munkaidő kissé rugalmasabbá válik, nem árt, ha megtartjuk a rutinjainkat. Továbbra is keljünk, ahogy eddig, üljünk be a kis házi irodánkba, menjünk szünetre és étkezni, ahogy eddig. A nagymosást és takarítást viszont hagyjuk meg a maga idejére. Nem gond, ha becsempészünk egy rövid kutyasétáltatást, hiszen a szünetek nagyon is kellenek, hogy a fejünk kiszellőzzön, de a rutint tartsuk meg.

10. Ne menjen a magánélet rovására

Azért is jó, ha megtartjuk a napi rutint, mert a home office-ban hajlamos az ember kicsit felborulni. Kihagy egy pár órát napközben, “majd este bepótolom” alapon, amikor már a családdal kellene időt töltenünk.

Egyedülállóként pedig még inkább felborulhat a rend.

A most következő időszakban meglehet, hogy többet és máshogy kell majd dolgoznunk, de igenis szükség van a kikapcsolódásra, sportra, pihenésre és alvásra, úgyhogy ezekre is figyeljünk oda!

Mondd el véleményedet a cikkről

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!

Írd le, mi meghallgatjuk!

Oszd meg a cikket!

Iratkozz fel hírlevelünkre!

Hírek, események, új termékek és még sok más vár rád hírlevelünkön!